Häufig gestellte Fragen

Einstellungen

Wo kann ich meine persönlichen Kontaktdaten finden und ändern?
Um Ihre persönlichen Kontaktdaten anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie auf das Profil-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Meine Kontaktdaten“ aus dem Dropdownmenü aus. Ein Pop-up zeigt daraufhin sämtliche verfügbaren Details an. Um Ihre Kontaktdaten zu bearbeiten, tragen Sie die Daten oder Änderungen einfach in den entsprechenden Feldern ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Tipp: Sie können Ihre persönlichen Kontaktdaten auch über das User-Datenwidget im Portal ändern oder indem Sie auf „Meine Kontaktdaten“ in den Grundeinstellungen klicken. 
Wo kann ich meine Grundeinstellungen anpassen?
Klicken Sie auf das Profil-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdownmenü aus. In den „Grundeinstellungen“ können Sie Ihre Sprache und Zeitzone ändern sowie auswählen, welche Quickstart-Icons in der Werkzeugleiste angezeigt werden. Außerdem können Sie per Klick auf „Meine Kontaktdaten“ Ihre Kontaktdaten ändern.
Wie kann ich die Sprache von OX App Suite ändern?
Die OX App Suite ist in mehreren Sprachen verfügbar. Um Ihre aktuelle Sprache zu ändern, klicken Sie auf das Profil-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdownmenü. Gehen Sie in die „Grundeinstellungen“ und wählen Sie im Dropdownmenü neben „Sprache“ Ihre gewünschte Sprache. Um diese zu aktivieren, müssen Sie sich abmelden und erneut einloggen.

OX Mail

Wie werde ich über neue E-Mails und Termineinladungen informiert?
OX App Suite stellt Desktop-Benachrichtigungen in Ihrem Browser bereit und fragt Sie, ob Sie Desktop-Benachrichtigungen aktivieren möchten. Sind diese aktiviert, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie neue E-Mails oder Termineinladungen erhalten, selbst wenn Sie aktuell nicht in Ihrem Browser arbeiten. Wenn Sie ungelesene E-Mails haben, erscheint ein roter Punkt über dem Mail-Icon in Ihrer Werkzeugleiste. Außerdem wird die Anzahl an ungelesenen E-Mails rechts neben dem Ordner-Postfach angezeigt. Die Anzahl an Terminbenachrichtigungen, Erinnerungen und Aufgaben wird in einem roten Icon auf der rechten Seite der Menüleiste angezeigt. Klicken Sie das Icon einfach an, um Ihre Benachrichtigungen zu sehen. In diesem Bereich können Sie Termine außerdem annehmen oder ablehnen oder Aufgaben als erledigt markieren.
Wie schreibe ich eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger?
Um eine E-Mail zu schreiben, navigieren Sie zu Mail und klicken Sie auf „Verfassen“, um das entsprechende Fenster zu öffnen. Wenn Sie die E-Mail-Adressen eines oder mehrerer Kontakte in die „An“-, „CC“- oder „BCC“-Felder eintragen, können Sie Empfänger hinzufügen. Sobald Sie mit der Eingabe einer E-Mail-Adresse beginnen, werden Ihnen Kontakte per Auto-Vervollständigung vorgeschlagen. Sie können auch auf „An“ klicken, um Kontakte als Empfänger für Ihre E-Mail hinzuzufügen. Signaturen lassen sich per Klick auf „Signaturen“ hinzufügen und Anhänge per Klick auf „Anhänge“. Im „Optionen“-Dropdownmenü können Sie sich für Klartext oder HTML entscheiden, Ihrer E-Mail eine Prioritätsstufe geben, Vcards hinzufügen oder eine Lesebestätigung anfordern. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie in der unteren linken Ecke auf „Senden“.
Wo finde ich die E-Mail-Einstellungen?

Um auf die E-Mail-Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Kreissymbol mit Ihrem Profilbild oder Ihren Initialen auf der rechten Seite der Menüleiste. Ein Dropdown-Feld wird angezeigt und Sie können “Einstellungen” auswählen. Klicken Sie rechts auf Mail. In diesem Abschnitt finden Sie grundlegende Einstellungen für Ihr E-Mail-Konto. Zusätzliche Einstellungen finden Sie in den Unterordnern “Verfassen”, “Signaturen” und “Filterregeln”.

Wie kann ich eine neue Signatur für meine ausgehenden E-Mails erstellen?
Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil-Icon uns wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdownmenü. Klicken Sie dann im linken Menü auf Mail und wählen Sie „Signaturen“. Nach einem Klick auf „Neue Signatur hinzufügen“ erscheint ein Pop-up. Legen Sie darin einen Namen für Ihre Signatur fest, tragen Sie ihren Text ein und wählen Sie aus dem Dropdownmenü einen Ort für Ihre Signatur. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Sie können ebenfalls Ihre Standard-Signatur für neue Nachrichten und Antworten oder weitergeleitete Mails definieren, indem Sie die entsprechende Signatur aus dem Dropdownmenü wählen.
Wie kann ich auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten?
Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie gerne beantworten oder weiterleiten möchten. Klicken Sie anschließend auf „Antworten“, „Allen antworten“ oder „Weiterleiten“ und es erscheint ein neues Fenster mit sämtlichen vertrauten Funktionen, die Ihnen aus dem Fensters zum Verfassen Ihrer E-Mails bereits bekannt sind (siehe „Wie kann ich eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger schreiben“ für Details). Sie können außerdem Kommentare nach bestimmten Sätzen oder Absätzen innerhalb der E-Mail einfügen, die Sie beantworten oder weiterleiten möchten. Platzieren Sie Ihren Cursor einfach über der gewünschten Stelle, drücken Sie die Eingabetaste und tragen Sie eine neue Zeile ein. Ihre Kommentare werden hervorgehoben, um sie vom Originaltext der E-Mail abzugrenzen.
Kann ich das Layout für die E-Mail-Ansicht ändern?
Der „Layout“-Abschnitt im „Ansicht“-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste bietet Ihnen vier verschiedene Anzeigeoptionen für Ihre E-Mails: vertikal, kompakt, horizontal und Listenansicht. Sie können Ihr Layout per Klick auf die gewünschte Ansichtsart ändern. Wenn Sie die Listenansicht verwenden und eine E-Mail offen haben, müssen Sie unter der Werkzeugleiste auf „Zurück“ klicken, um zu Ihrer E-Mail-Liste zurückzukehren.
Wie kann ich neue Ordner hinzufügen, um mein Postfach zu organisieren?
Sie können Ihrem E-Mail-Postfach Unterordner hinzufügen, um all Ihre eingehenden E-Mails zu verwalten. Klicken Sie auf das Burger-Icon neben dem „Postfach“-Ordner und dann auf „Neuen Ordner hinzufügen“ im Dropdownmenü. Im daraufhin erscheinenden Pop-up können Sie Ihren Ordner benennen und per Klick auf „Hinzufügen“ fertigstellen. Ihr neuer Ordner wird dann in Ihrem Postfach-Ordnerbaum aufgelistet.
Wie kann ich meine E-Mails in andere Ordner verschieben?
Sie können eine ausgewählte E-Mail per Klick auf „Verschieben“ im Dropdownmenü in der Werkzeugleiste in einen anderen Ordner verschieben. Das erscheinende Pop-up lässt Sie den Ordner suchen, in den Sie die Mail verschieben möchten. Alternativ können Sie eine oder mehrere E-Mails aus Ihrer Liste per Drag-and-Drop in einen Ordner im Ordner im Ordnerbaum ziehen.
Wie kann ich nach bestimmten E-Mails suchen?
Das Suchfeld befindet sich in der oberen linken Ecke. Sobald Sie mit der Eingabe eines bestimmten Worts beginnen, schlägt Ihnen OX App Suite per Auto-Vervollständigung mögliche Suchergebnisse vor. Sie können nach Begriffen in Betreffen, E-Mail-Texten oder E-Mail-Adressen suchen. Über das Dropdownmenü rechts neben dem Suchfeld können Sie Ihre Suche auch nach Ordnern durchführen. Ihre Suchergebnisse werden sofort in Ihrer E-Mail-Liste angezeigt.
Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz einrichten?
Um eine automatische Antwort einzurichten, wenn Sie aktuell nicht am Arbeitsplatz sind, klicken Sie auf Ihr Profil-Icon und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Gehen Sie dann links auf „Mail“ und auf „Abwesenheitsnotiz“ und klicken Sie das Icon daneben an, um diese zu aktivieren. Anschließend können Sie Betreff und Notiz verfassen und bestimmte Start- und Enddaten für Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten. Aktivieren Sie einfach das Kästchen neben „Abwesenheitsnotiz nur während dieser Zeit senden“ und wählen Sie Start- und Enddatum. Klicken Sie abschließend auf „Änderungen anwenden“.
Wie kann ich E-Mails automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten?
Sie können eine E-Mail-Adresse bestimmen, an die eingehende Nachrichten automatisch weitergeleitet werden. Klicken Sie Ihr Profil-Icon an und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Wählen Sie auf der linken Seite dann „Mail“ und klicken Sie auf „Auto-Weiterleitung“. Klicken Sie das Icon daneben an, um sie zu aktivieren, und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mails weitergeleitet werden sollen. Entscheiden Sie sich, ob Sie eine Kopie der weitergeleiteten E-Mail behalten möchten und klicken Sie abschließend auf „Änderungen anwenden“.
Wie kann ich neue E-Mail-Adressen automatisch speichern?
OX App Suite lässt Sie während dem E-Mail-Verkehr mit unbekannten Empfängern neue E-Mail-Adressen automatisch speichern. Klicken Sie Ihr Profil-Icon an und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Wählen Sie links im Abschnitt „Verhalten“ „Mail“ aus, aktivieren Sie das Kästchen „Beim Senden automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. Klicken Sie daneben auch das Kästchen „Beim Lesen automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. OX App Suite wird nun automatisch alle unbekannten Adressen in Ihrem Adressbuch speichern.
Wie finde ich meine Ordner?

Die Ordnerstruktur befindet sich auf der linken Seite Ihrer E-Mail-, Adressbuch- und Kalenderanwendungen. Wenn Sie Ihre Ordner nicht sehen, klicken Sie auf das Doppelpfeilsymbol in der unteren linken Ecke oder klicken Sie oben rechts auf “Ansicht” und wählen Sie “Ordneransicht” aus der Dropdown-Liste. In Mail werden Ihre Standard-E-Mail-Ordner zuerst aufgelistet. Darunter finden Sie “Meine Ordner”, die Ihre persönlichen E-Mail-Ordner enthalten. Möglicherweise müssen Sie auf den Pfeil links neben “Meine Ordner” klicken, um Ihre persönlichen Ordner anzuzeigen.

Wie überprüfe ich die Rechtschreibung in meinen E-Mails?

Google Chrome

Wenn Sie Google Chrome auf einem Windows-Computer verwenden:
Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie oben rechts in der Browser-Symbolleiste auf die Chrome-Menüschaltfläche. Wählen Sie „Einstellungen“ und klicken Sie unten auf „Erweitert“. Scrollen Sie nach unten zu „Sprachen“ und klicken Sie auf „Rechtschreibprüfung“. Wählen Sie die Sprachen aus, für die Sie die Rechtschreibprüfung aktivieren möchten.

Wenn Sie Google Chrome auf einem Mac verwenden:
Die Rechtschreibprüfung ist standardmäßig aktiviert, Sie haben jedoch verschiedene Möglichkeiten, Ihre Rechtschreibung zu überprüfen. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ und bewegen Sie den Mauszeiger über „Rechtschreibung und Grammatik“, um die folgenden Optionen anzuzeigen:

  • Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik
  • Überprüfen Sie das Dokument jetzt
  • Überprüfen Sie die Rechtschreibung während der Eingabe

Internet Explorer (nur Windows)

Wenn Sie Internet Explorer auf einem Windows-Computer verwenden:
Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf das Home-Menü „Windows“. Wählen Sie dann im Anwendungsmenü „Einstellungen“ und dann „Geräte“. Klicken Sie in den Geräteeinstellungen links auf “Tippen”. Schalten Sie dann „Falsch geschriebene Wörter automatisch korrigieren“ ein.

Wie drucke ich aus der OX App Suite?

Mit der OX App Suite ist das Drucken einfach. Wählen Sie die E-Mail-Nachricht aus, die Sie drucken möchten, klicken Sie dann in der E-Mail oder in der Menüleiste auf das Symbol “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie einen Kontakt drucken möchten, wählen Sie den Kontakt oder mehrere Kontakte aus, die Sie drucken möchten, klicken Sie dann auf “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie eine Aufgabe drucken möchten, wählen Sie diese Aufgabe aus, klicken Sie auf das Symbol “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü.

Wie vergrößere ich den Text in der OX App Suite?

Unabhängig davon, ob Sie einen Mac oder einen PC verwenden, können Sie die Größe des Texts in der OX App Suite problemlos anpassen. Windows-Benutzer drücken zum Vergrößern ‘Strg’ + ‘+’ (Plus) auf Ihrer Tastatur, zum Verkleinern ‘Strg’ + ‘-‘ (Minus) und zum Zurückkehren zu ‘Strg’ + ‘0’ (Null) Standardtextgröße. Mac-Benutzer drücken zum Vergrößern ‘Befehl’ + ‘+’ (Plus) auf Ihrer Tastatur, zum Verkleinern ‘Befehl’ + ‘-‘ (Minus) und zum Zurückgeben des Textes ‘Befehl’ + ‘0’ auf seine Standardgröße.

Wie schreibe ich eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger?
Um eine E-Mail zu schreiben, navigieren Sie zu Mail und klicken Sie auf „Verfassen“, um das entsprechende Fenster zu öffnen. Wenn Sie die E-Mail-Adressen eines oder mehrerer Kontakte in die „An“-, „CC“- oder „BCC“-Felder eintragen, können Sie Empfänger hinzufügen. Sobald Sie mit der Eingabe einer E-Mail-Adresse beginnen, werden Ihnen Kontakte per Auto-Vervollständigung vorgeschlagen. Sie können auch auf „An“ klicken, um Kontakte als Empfänger für Ihre E-Mail hinzuzufügen. Signaturen lassen sich per Klick auf „Signaturen“ hinzufügen und Anhänge per Klick auf „Anhänge“. Im „Optionen“-Dropdownmenü können Sie sich für Klartext oder HTML entscheiden, Ihrer E-Mail eine Prioritätsstufe geben, Vcards hinzufügen oder eine Lesebestätigung anfordern. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie in der unteren linken Ecke auf „Senden“.
Wie kann ich auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten?
Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie gerne beantworten oder weiterleiten möchten. Klicken Sie anschließend auf „Antworten“, „Allen antworten“ oder „Weiterleiten“ und es erscheint ein neues Fenster mit sämtlichen vertrauten Funktionen, die Ihnen aus dem Fensters zum Verfassen Ihrer E-Mails bereits bekannt sind (siehe „Wie kann ich eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger schreiben“ für Details). Sie können außerdem Kommentare nach bestimmten Sätzen oder Absätzen innerhalb der E-Mail einfügen, die Sie beantworten oder weiterleiten möchten. Platzieren Sie Ihren Cursor einfach über der gewünschten Stelle, drücken Sie die Eingabetaste und tragen Sie eine neue Zeile ein. Ihre Kommentare werden hervorgehoben, um sie vom Originaltext der E-Mail abzugrenzen.
Kann ich das Layout für die E-Mail-Ansicht ändern?
Der „Layout“-Abschnitt im „Ansicht“-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste bietet Ihnen vier verschiedene Anzeigeoptionen für Ihre E-Mails: vertikal, kompakt, horizontal und Listenansicht. Sie können Ihr Layout per Klick auf die gewünschte Ansichtsart ändern. Wenn Sie die Listenansicht verwenden und eine E-Mail offen haben, müssen Sie unter der Werkzeugleiste auf „Zurück“ klicken, um zu Ihrer E-Mail-Liste zurückzukehren.
Wie kann ich neue Ordner hinzufügen, um mein Postfach zu organisieren?
Sie können Ihrem E-Mail-Postfach Unterordner hinzufügen, um all Ihre eingehenden E-Mails zu verwalten. Klicken Sie auf das Burger-Icon neben dem „Postfach“-Ordner und dann auf „Neuen Ordner hinzufügen“ im Dropdownmenü. Im daraufhin erscheinenden Pop-up können Sie Ihren Ordner benennen und per Klick auf „Hinzufügen“ fertigstellen. Ihr neuer Ordner wird dann in Ihrem Postfach-Ordnerbaum aufgelistet.
Wie kann ich meine E-Mails in andere Ordner verschieben?
Sie können eine ausgewählte E-Mail per Klick auf „Verschieben“ im Dropdownmenü in der Werkzeugleiste in einen anderen Ordner verschieben. Das erscheinende Pop-up lässt Sie den Ordner suchen, in den Sie die Mail verschieben möchten. Alternativ können Sie eine oder mehrere E-Mails aus Ihrer Liste per Drag-and-Drop in einen Ordner im Ordner im Ordnerbaum ziehen.
Wie kann ich nach bestimmten E-Mails suchen?
Sie können OX App Suite innerhalb von Sekunden Konten von vielen anderen E-Mail-Anbietern hinzufügen. Klicken Sie im Ordnerbaum auf „E-Mail-Konto hinzufügen“ und tragen Sie E-Mail-Adresse und Passwort des externen E-Mail-Kontos ein, das Sie gerne hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“ und Ihr externes E-Mail-Postfach wird im Ordnerbaum angezeigt.
Sie können mit Ihrem neu hinzugefügten Konto auch E-Mails verschicken. Im „Verfassen“-Feld können Sie im Dropdown-Menü neben dem „Vom“-Feld auswählen, von welcher E-Mail-Adresse aus Sie Ihre E-Mail senden möchten.
Wie kann ich E-Mail-Anhänge in OX Drive speichern?
Wenn Sie eine E-Mail mit einer angehängten Datei erhalten, können Sie neben dem Anhang Ihre Optionen für die Arbeit mit dieser Datei sehen. Sie können die Datei einsehen, herunterladen oder in Drive speichern. Um sie in Drive zu speichern, wählen Sie zunächst „In Drive speichern“ und dann den gewünschten Speicherordner.
Wie kann ich E-Mails automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten?
Sie können eine E-Mail-Adresse bestimmen, an die eingehende Nachrichten automatisch weitergeleitet werden. Klicken Sie Ihr Profil-Icon an und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Wählen Sie auf der linken Seite dann „Mail“ und klicken Sie auf „Auto-Weiterleitung“. Klicken Sie das Icon daneben an, um sie zu aktivieren, und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mails weitergeleitet werden sollen. Entscheiden Sie sich, ob Sie eine Kopie der weitergeleiteten E-Mail behalten möchten und klicken Sie abschließend auf „Änderungen anwenden“.

OX Address Book

Wie kann ich einen neuen Kontakt erstellen?
Klicken Sie das Adressbuch im App Launcher an. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie „Kontakt hinzufügen“ aus dem Dropdownmenü. Tragen Sie dann die Kontaktdaten ein. Um das Formular zu erweitern, aktivieren Sie unten das Kästchen „Alle Felder anzeigen“. Sie können dem Kontakt außerdem Kontaktbilder oder Dateien als Anhänge beifügen. Nach Klick auf „Speichern“ wird Ihr neuer Kontakt im entsprechenden Adressbuchordner angezeigt.
Wie kann ich neue E-Mail-Adressen automatisch speichern?
OX App Suite lässt Sie während dem E-Mail-Verkehr mit unbekannten Empfängern neue E-Mail-Adressen automatisch speichern. Klicken Sie Ihr Profil-Icon an und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Wählen Sie links im Abschnitt „Verhalten“ „Mail“ aus, aktivieren Sie das Kästchen „Beim Senden automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. Klicken Sie daneben auch das Kästchen „Beim Lesen automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. OX App Suite wird nun automatisch alle unbekannten Adressen in Ihrem Adressbuch speichern.
Wie kann ich einen neuen Kontakt erstellen?
Klicken Sie das Adressbuch im App Launcher an. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie „Kontakt hinzufügen“ aus dem Dropdownmenü. Tragen Sie dann die Kontaktdaten ein. Um das Formular zu erweitern, aktivieren Sie unten das Kästchen „Alle Felder anzeigen“. Sie können dem Kontakt außerdem Kontaktbilder oder Dateien als Anhänge beifügen. Nach Klick auf „Speichern“ wird Ihr neuer Kontakt im entsprechenden Adressbuchordner angezeigt.
Wie kann ich neue E-Mail-Adressen automatisch speichern?
OX App Suite lässt Sie während dem E-Mail-Verkehr mit unbekannten Empfängern neue E-Mail-Adressen automatisch speichern. Klicken Sie Ihr Profil-Icon an und wählen Sie im Dropdownmenü „Einstellungen“. Wählen Sie links im Abschnitt „Verhalten“ „Mail“ aus, aktivieren Sie das Kästchen „Beim Senden automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. Klicken Sie daneben auch das Kästchen „Beim Lesen automatisch Kontakte im Ordner „Gesammelte Adressen“ sammeln“. OX App Suite wird nun automatisch alle unbekannten Adressen in Ihrem Adressbuch speichern.

OX Calendar

Wie werde ich über neue E-Mails und Termineinladungen informiert?
OX App Suite stellt Desktop-Benachrichtigungen in Ihrem Browser bereit und fragt Sie, ob Sie Desktop-Benachrichtigungen aktivieren möchten. Sind diese aktiviert, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie neue E-Mails oder Termineinladungen erhalten, selbst wenn Sie aktuell nicht in Ihrem Browser arbeiten. Wenn Sie ungelesene E-Mails haben, erscheint ein roter Punkt über dem Mail-Icon in Ihrer Werkzeugleiste. Außerdem wird die Anzahl an ungelesenen E-Mails rechts neben dem Ordner-Postfach angezeigt. Die Anzahl an Terminbenachrichtigungen, Erinnerungen und Aufgaben wird in einem roten Icon auf der rechten Seite der Menüleiste angezeigt. Klicken Sie das Icon einfach an, um Ihre Benachrichtigungen zu sehen. In diesem Bereich können Sie Termine außerdem annehmen oder ablehnen oder Aufgaben als erledigt markieren.
Wie erstelle ich einen Termin?
Um einen neuen Termin zu erstellen, wählen Sie im App Launcher „Kalender“ aus. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Kalenders auf „Neu“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster und lässt Sie Betreff, Ort, Datum, Zeit und vieles mehr festlegen. Um einen weiteren Teilnehmer hinzuzufügen, tragen Sie im „Kontakt/Ressource hinzufügen“-Feld den Teilnehmernamen oder eine E-Mail-Adresse ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, bietet Ihnen die Auto-Vervollständigung mögliche Ergebnisse zur Auswahl an. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“.
Wie kann ich wiederkehrende Termine oder Aufgaben erstellen?
Sie können Termine und Aufgaben in bestimmten Zyklen wiederholen lassen. Aktivieren Sie bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Termins oder einer Aufgabe einfach das Kästchen neben „Wiederholen“. Hier können Sie festlegen, den Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich zu wiederholen, und bestimmen, wann der Zyklus enden soll.
Wie erstelle ich einen Termin?
Um einen neuen Termin zu erstellen, wählen Sie im App Launcher „Kalender“ aus. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Kalenders auf „Neu“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster und lässt Sie Betreff, Ort, Datum, Zeit und vieles mehr festlegen. Um einen weiteren Teilnehmer hinzuzufügen, tragen Sie im „Kontakt/Ressource hinzufügen“-Feld den Teilnehmernamen oder eine E-Mail-Adresse ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, bietet Ihnen die Auto-Vervollständigung mögliche Ergebnisse zur Auswahl an. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“.
Wie kann ich ein freies Zeitfenster für alle Teilnehmer eines Meetings finden?
Der Kalender bietet Ihnen ein Feature, mit dem Sie leicht freie Zeitfenster für mehr als einen Teilnehmer finden können. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Kalenders auf „Terminplanung“. Dort sehen Sie links Ihre Teilnehmerliste und rechts deren Kalender. Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, tragen Sie den Namen der Person im „Teilnehmer hinzufügen“-Feld auf der linken Seite ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, bietet Ihnen die Auto-Vervollständigung mögliche Suchergebnisse zur Auswahl an. Die Termine der Teilnehmer werden sofort im Kalender angezeigt. Nachdem Sie alle Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie ein freies Zeitfenster suchen und einen Termin erstellen, indem Sie den Zeitrahmen anklicken und ihn in den Kalender ziehen. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke anschließend auf „Termin erstellen“ und das Terminfenster wird geöffnet, in das Sie die Details des Termins eintragen können. Die Teilnehmer sind darin bereits enthalten.
Sie können das „Terminplanung“-Feature auch verwenden, indem Sie im „Neuen Termin erstellen“-Fenster auf „Ein freies Zeitfenster finden“ klicken.”
Wie kann ich die Termine einer anderen Person als Vertreter organisieren?
Um die Termine einer anderen Person zu organisieren, benötigen Sie die erforderlichen Berechtigungen für ihren Kalender. Diese Person muss dementsprechend ihren Kalender teilen und Ihnen Schreibberechtigungen erteilen. Um Ihren Kalender mit anderen zu teilen und die Berechtigungen anzupassen, klicken Sie auf das Burger-Icon neben Ihrem Kalender. Wählen Sie im Dropdownmenü „Berechtigungen/Personen einladen“ und dann die Person, mit der Sie Ihren Kalender teilen möchten. Klicken Sie neben dem Nutzernamen auf „Autor“ und wählen Sie die erforderlichen Berechtigungen aus. Wenn Sie möchten, dass die Person in Ihrem Namen Änderungen an Ihrem Kalender vornehmen darf, stellen Sie sicher, „Autor“ ausgewählt zu haben.

OX Drive

Was ist OX Drive?
OX Drive ist eine Online-Speicherlösung für Ihre Dokumente, Fotos und Medien in der Cloud. Das bedeutet, dass Sie nur OX App Suite und OX Drive öffnen müssen, um Zugriff auf all Ihre Dateien zu haben. OX Drive lässt Sie Ihre Dateien mit all Ihren Geräten per Browser oder nativen Apps synchronisieren. Es enthält mehrere Features und Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen, wie beispielsweise Dateivorschauen ohne Download, Teilen von Dateien mit anderen und vieles mehr.
Wie kann ich meine Dateien in OX Drive organisieren?
In OX Drive finden Sie Ihre Ordner im Ordnerbaum auf der linken Seite, die Werkzeugleiste rechts neben dem Suchfeld und Ihre in Ordnern gespeicherten Dateien rechts neben dem Ordnerbaum. Um einen weiteren Ordner oder Unterordner hinzuzufügen, klicken Sie auf das Burger-Icon neben dem Abschnitt, dem Sie Ihren Ordner hinzufügen wollen, und wählen Sie „Neuen Ordner hinzufügen“ aus dem Dropdownmenü. Außerdem können Sie die Option „Neuen Ordner hinzufügen“ auch im „Neu“-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste finden.
Sie können Ihren Ordnerbaum über das „Ansicht“-Dropdownmenü auf der rechten Seite verbergen oder anzeigen. Sie können auch Ihr OX Drive Layout ändern, indem Sie die verfügbaren Optionen im „Ansicht“-Dropdownmenü wählen.
Was ist der Unterschied zwischen Meine Dateien, Öffentlichen Dateien und Geteilten Dateien?
In OX Drive gibt es drei verschiedene Dateiarten: Meine Dateien, Öffentliche Dateien und Geteilte Dateien. Meine Dateien sind Ihre persönlichen Ordner für Ihre Dateien. Andere Nutzer können Ihre persönlichen Ordner und Dateien nicht einsehen, außer Sie teilen sie mit ihnen. Öffentliche Ordner bestehen normalerweise aus Dateien, an denen alle Nutzer ein gemeinsames Interesse haben. Jeder Nutzer kann öffentliche Ordner erstellen und diese mit anderen Nutzern teilen. Wenn jemand einen Ordner mit Ihnen teilt, finden Sie diesen im Abschnitt „Geteilte Dateien“ des Ordnerbaums. Je nach Ordnerberechtigungen, die vom Nutzer festgelegt wurden, der die Dateien mit Ihnen geteilt hat, können Sie diese Dateien lesen und/oder bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass die Überschriften für die Ordnerarten nicht angezeigt werden, falls es noch keine öffentlichen oder geteilten Ordner gibt. Dies erfolgt erst, wenn jemand einen öffentlichen Ordner erstellt oder einen Ordner mit Ihnen teilt.
Wie kann ich eine Datei ansehen?
OX Drive lässt Sie Dateien ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ansehen möchten, und das entsprechende Icon wird in der Werkzeugleiste erscheinen. Zusammen mit der Datei erscheint außerdem ein Pop-up. Die Vorschau liefert Ihnen zudem Details über die geöffnete Datei und zusätzliche Optionen: Sie können sie herunterladen, teilen oder, falls möglich, sogar bearbeiten. Es sind noch viele weitere Optionen verfügbar – bitte beziehen Sie sich für Details auf unseren User Guide.
Wie kann ich in OX Drive Musik hören oder Videos ansehen?
Um Ihre Musik oder Videos abzuspielen, öffnen Sie die Dateien über das „Ansehen“-Icon in der Werkzeugleiste. Klicken Sie auf das „Abspielen“-Icon in der Vorschau, um Ihre Musik oder Ihr Video zu starten.
Wie kann ich Textdokumente oder Tabellen in der Drive-App bearbeiten?
Um ein Dokument in der Drive-App zu bearbeiten, suchen Sie zunächst die gewünschte Datei oder den benötigten Ordner innerhalb von Drive. Wählen Sie das zu bearbeitende Dokument aus und klicken Sie es an. Ein Doppelklick öffnet das Textdokument im Bearbeitungsmodus. Alternativ können Sie in der Werkzeugleiste auf „Bearbeiten“ klicken, um den Bearbeitungsmodus zu starten.
Um ein Dokument zu bearbeiten, ohne die Originaldatei zu verändern, wählen Sie bitte „Als neu bearbeiten“ im Burger-Dropdownmenü innerhalb der Werkzeugleiste aus. So können Sie ein neues Dokument erstellen und das Originaldokument unverändert lassen.
Wie kann ich eine Datei von OX Drive herunterladen?
Um eine bestimmte Datei von OX Drive herunterzuladen, nutzen Sie das „Download“-Icon in der Werkzeugleiste, nachdem Sie die Datei ausgewählt haben. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Dateien auch mit Ihren lokalen oder mobilen Geräten synchronisieren können. Das bedeutet, dass Sie die Dateien nicht extra herunterladen müssen, da Sie bereits mit all Ihren Geräten Zugriff auf sie haben.
Wie kann ich eine neue Datei an OX Drive hochladen?
Es gibt zwei Wege, Dateien an Drive hochzuladen. Sie können in Drive einen Ordner auswählen, in den Sie eine Datei gerne hochladen möchten. Wählen Sie „Dateien hochladen“ aus dem „Neu“-Dropdownmenü innerhalb der Werkzeugleiste aus. Suchen Sie sich im Pop-up die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und bestätigen Sie sie. Alternativ können Sie Dateien von Ihrem lokalen Gerät auswählen und sie per Drag-and-Drop in einen bestimmten Drive-Ordner ziehen. Um eine neue Version einer existierenden Datei hochzuladen, wählen Sie bitte die Datei in Drive aus, die Sie aktualisieren möchten. Wenn Sie „Dateidetails“ im „Ansicht“-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste ausgewählt haben, können Sie die neue Version der ausgewählten Datei von Ihrem lokalen Gerät per Drag-and-Drop in den „Details“-Bereich ziehen. Sie können im „Details“-Bereich auch auf „Neue Version hochladen“ klicken, um nach der lokalen Datei zu suchen, die Sie hochladen möchten. Beide Optionen sind außerdem im Vorschaumodus verfügbar.
Wie kann ich meine Dateien in OX Drive verschieben?
Sie können Dateien per Drag-and-Drop von einem Ordner in den anderen ziehen. Alternativ können Sie im Burger-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste auf „Verschieben“ klicken. Im Pop-up wählen Sie dann einen Ordner, in den Sie die Datei verschieben möchten. Wenn Sie mit „Verschieben“ bestätigen, wird die Datei in den ausgewählten Ordner übertragen.
Wie kann ich nach Dateien suchen?
Oben im Ordnerbaum finden Sie ein Suchfeld. Sobald Sie mit Ihrer Eingabe in die Suchzeile beginnen, erscheint ein Dropdownmenü mit weiteren Suchoptionen. Klicken Sie auf die Option, nach der Sie suchen möchten. Drive fängt an zu suchen und liefert Ihnen die Ergebnisse sofort ab.
Was passiert mit meinen Originaldateien, wenn ich neue Dateiversionen hochlade?
Sie können Ihre Dateien aktualisieren, indem Sie neue Versionen existierender Dateien hochladen (siehe „Wie kann ich eine neue Datei an OX Drive hochladen“ für Details). Das bedeutet nicht, dass Ihre Originaldatei ersetzt und gelöscht wird; OX Drive lässt Sie weiterhin auf vorherige Versionen Ihrer Datei zugreifen. Der „Details“-Abschnitt und der Vorschaumodus bieten ein Dropdown-Menü, in dem Sie alle vorherigen Versionen Ihrer Dateien einsehen können. Wenn Sie das Dropdownmenü neben einer bestimmten Datei anklicken, erhalten Sie weitere Optionen: ansehen, herunterladen, dies zur aktuellen Version machen, Version löschen und alle vorherigen Versionen löschen.
Wie kann ich meine Dateien mit anderen teilen?
Um eine Datei mit internen oder externen Kontakten zu teilen, suchen Sie zunächst die gewünschte Datei und klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf „Teilen“. Ein Dropdownmenü bietet Ihnen zwei Optionen an: Sie können entweder „Personen einladen“, Ihre Dateien einzusehen, zu erstellen und zu bearbeiten (falls möglich), oder „Einen Sharing-Link erstellen“ auswählen, über den die Empfänger die geteilten Dateien nur einsehen können. Beide Optionen führen zu einem Pop-up, in dem Sie Empfänger und eine Nachricht hinzufügen und Ihre Dateien teilen können. Im „Einen Sharing-Link erstellen“-Pop-up können Sie außerdem ein Ablaufdatum festlegen oder ob die Empfänger ein Passwort benötigen.
Kann ich für bestimmte Ordner Berechtigungen einrichten?
Ja. Berechtigungen definieren, was ein Nutzer mit einem bestimmten Ordner und dessen Inhalten tun darf. Individuelle Nutzer haben bestimmte Ordnerberechtigungen. Um anderen Nutzern Zugriff auf Ihre privaten Ordner oder einen von Ihnen verwalteten öffentlichen Ordner zu gewähren, müssen Sie ihnen bestimmte Berechtigungen für diesen Ordner erteilen. Wenn Sie das Dropdownmenü neben einem bestimmten Ordner im Ordnerbaum anklicken und „Personen einladen / Berechtigungen“ wählen, erscheint ein Pop-up, in dem Sie die Berechtigungen verwalten können. Sie können dem ausgewählten Ordner auch neue Nutzer hinzufügen. Neben den gelisteten Nutzern können Sie verschiedene Rollen auswählen und Details für jeden einzelnen definieren. Unten im Pop-up können Sie außerdem Anpassungen für alle Unterordner vornehmen.
Sind für OX Drive irgendwelche Apps verfügbar?
Ja, OX Drive ist nicht nur über OX App Suite verfügbar, sondern auch als App für Windows- oder Mac-PCs und -Laptops. Weiterhin gibt es mobile Apps für Ihre Tablets und Smartphones.
Laden Sie die entsprechende OX Drive-App für Ihr Mobilgerät herunter, installieren Sie sie und befolgen Sie anschließend die Anleitungen im Wizard. Halten Sie die Server-URL und Ihre Anmeldedaten für den Server bereit, die Sie dort eingeben müssen.
Installation der Windows Desktop-App:
OX Drive für Windows wird innerhalb von OX App Suite über den OX Updater angeboten.
Gehen Sie in OX App Suite in die “”Einstellungen”” und anschließend auf “”Downloads””. Klicken Sie dann unter „Updater“ auf „Installationsdatei herunterladen (für Windows)””. Starten Sie die Datei.
Installation der Mac OS Desktop-App:
https://itunes.apple.com/us/app/ox-drive/id818195014?l=de&ls=1&mt=12
OX Drive-App für Ihr iOS-Gerät:
https://itunes.apple.com/app/ox-drive/id798570177?mt=8
OX Drive-App für Ihr Android-Gerät:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.openexchange.drive.vanilla”
Wie kann ich OX Drive auf meinem Smartphone oder Tablet einrichten?
Sobald Sie die OX Drive-App heruntergeladen und das erste Mal gestartet haben, werden Sie von einem Setup-Wizard begrüßt, der Sie durch die wichtigsten Features und Funktionen führt. Es gibt mehrere nützliche Optionen, über die OX Drive Sie auf Ihrem Mobilgerät unterstützen kann, ohne zu viel von Ihrer Bandbreite oder Ihrem Akku in Anspruch zu nehmen.
Was ist der Photostream in der OX Drive-App für Smartphones?
Der Photostream lädt Bilder von Ihrem Tablet oder Smartphone automatisch an OX-Drive hoch. Ist er aktiviert, können Sie einstellen, ob der Photostream jedes verfügbare Bild an OX Drive hochlädt oder nur neue Bilder, die von Ihnen aufgenommen werden. Weitere Optionen, wie „Nur mit W-LAN-Verbindung hochladen“ können zudem Ihr Datenvolumen schützen.

OX Documents

Was ist OX Documents?
OX Text, OX Spreadsheet und OX Presentation sind die drei Anwendungen, die unter den weiteren Begriff OX Documents zusammengefasst werden. Diese Anwendungen können verwendet werden, um Textdokumente, Tabellen und Präsentationen online zu erstellen und zu bearbeiten. Text, Spreadsheet und Presentation arbeiten in der Cloud, was bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente von überall aus mit den vertrauten Funktionen Ihrer Office-Softwarelösung erstellen und bearbeiten können. OX Documents funktioniert auf allen Geräten, einschließlich PCs, Laptops, Tablets und Smartphones. Es bietet Ihnen viel Flexibilität, Ihre täglichen Office-Anforderungen zu erfüllen: Sie können kleinere Änderungen an Dokumenten durchführen, Dokumente mit Kollegen austauschen, unterwegs an Dokumenten arbeiten oder komplett neue Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen erstellen. Es ist sogar möglich, mit anderen in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Sie werden schnell feststellen, dass OX Text, OX Spreadsheets und OX Presentation Ihre täglichen Arbeit effektiv unterstützen können.
Wie erstelle ich neue Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen in der Drive-App?
Navigieren Sie in die Text-Anwendung und klicken Sie auf „Neues Textdokument” in der Werkzeugleiste oder klicken Sie auf „Leeres Textdokument” im Abschnitt „Neu von Vorlage”. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie in „Neu von Vorlage“ auf eine Vorlage. Das Dokument wird geöffnet und Sie können es mit der Werkzeugleiste oben auf dem Bildschirm sofort erstellen. Um Ihr Dokument zu bearbeiten, können Sie die gleichen Techniken anwenden, die Ihnen aus Ihren vertrauten Office-Anwendungen bekannt sind. Klicken Sie abschließend auf das „Schließen“-Icon rechts in der Office-Menüzeile. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, weshalb Sie sich keine Sorgen über mögliche Verbindungsunterbrechungen machen müssen. Um Ihr Dokument in einem bestimmten Ordner unter einem bestimmten Namen zu speichern, klicken Sie auf „Speichern unter“ innerhalb des „In Drive speichern“-Dropdownmenüs in der „Datei“-Werkzeugleiste. Sie können den gleichen Vorgang anwenden, um mit den Spreadsheet- und Presentation-Anwendungen neue Tabellen oder Präsentationen zu erstellen.
Wie erstelle ich neue Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen?
Um neue Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen zu erstellen, während Sie in der Drive-App sind, klicken Sie bitte auf „Neues Textdokument“, „Neue Tabelle“ oder „Neue Präsentation“ im „Neu“-Dropdownmenü in der Werkzeugleiste. Das Dokument öffnet sich daraufhin und Sie können Ihr Textdokument, Ihre Tabelle oder Ihre Präsentation mit der Werkzeugleiste oben auf dem Bildschirm erstellen. Um das Dokument zu bearbeiten, können Sie die gleichen Techniken anwenden, die Ihnen aus Ihren vertrauten Office-Anwendungen bekannt sind. Klicken Sie abschließend auf das „Schließen“-Icon rechts in der Office-Menüzeile.
Wie bearbeite ich existierende Dokumente, Tabellen oder Präsentationen?
Um existierende Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen zu bearbeiten, klicken Sie auf „Textdokument öffnen“, „Tabelle öffnen“ oder „Präsentation öffnen“ in der Werkzeugleiste der entsprechenden Anwendung. Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Pop-up-Fenster das Dokument aus, das Sie bearbeiten möchten, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit „Öffnen“. Ihr Textdokument, Ihre Tabelle oder Ihre Präsentation erscheint und kann nun bearbeitet werden.
Sie können kürzlich geänderte Dokumente außerdem über die „Aktuelle Dokumente“-Seitenleiste innerhalb der Text-, Spreadsheet- oder Presentation-App öffnen.
Wie kann ich ein Dokument in der Drive-App bearbeiten?
Um ein Dokument in der Drive-App zu bearbeiten, suchen Sie zunächst die gewünschte Datei oder den benötigten Ordner innerhalb von Drive. Wählen Sie das zu bearbeitende Dokument aus und klicken Sie es an. Ein Doppelklick öffnet das Textdokument im Bearbeitungsmodus. Alternativ können Sie in der Werkzeugleiste auf „Bearbeiten“ klicken, um den Bearbeitungsmodus zu starten.
Um ein Dokument zu bearbeiten, ohne die Originaldatei zu verändern, wählen Sie bitte „Als neu bearbeiten“ im Burger-Dropdownmenü innerhalb der Werkzeugleiste aus. So können Sie ein neues Dokument erstellen und das Originaldokument unverändert lassen.
Wie erstelle ich eine neue Vorlage?
Öffnen Sie ein leeres neues oder ein existierendes Dokument bzw. eine Tabelle oder Präsentation. Erstellen und formatieren Sie dann die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten. Sobald Ihre Vorlage fertig ist, klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“ innerhalb des „In Drive speichern“-Dropdownmenüs in der „Datei“-Werkzeugleiste. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“. Ihre neue Vorlage erscheint im „Neu von Vorlage“-Bereich innerhalb der Text-, Spreadsheet oder Presentation-App.
Wie kann ich ein Dokument in Echtzeit mit anderen Nutzern bearbeiten?
Erstellen Sie ein neues Dokument oder öffnen Sie ein existierendes Dokument. Stellen Sie sicher, dass die Nutzer, mit denen Sie das Dokument bearbeiten möchten, die erforderlichen Berechtigungen für die Bearbeitung des gewünschten Dokuments haben. Der Nutzer, der das Dokument als erster erstellt oder öffnet, hat die Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument. Dieser Nutzer ist der Bearbeiter. Jeder Nutzer, der das Dokument anschließend öffnet, erhält eine Leseberechtigung. Diese Nutzer sind die Viewer.
Wenn sie das Dokument geöffnet haben, können die Nutzer sehen, wer das Dokument aktuell bearbeitet. Jede Veränderung, die der Bearbeiter am Dokument anwendet, wird den Viewern sichtbar gemacht. Jeder Nutzer kann die Cursor der anderen Nutzer sehen, die jeweils in unterschiedlichen Farben hervorgehoben werden. Um den Nutzernamen zu sehen, führen Sie Ihren Mauszeiger über den entsprechenden Cursor. Sie können außerdem eine Liste an Mitwirkenden anzeigen lassen, die das Dokument geöffnet haben. Klicken Sie auf das „Ansicht“-Dropdownmenü innerhalb der Werkzeugleiste und aktivieren Sie das Kästchen „Mitwirkende anzeigen“.
Ein Viewer kann zum Bearbeiter werden, indem er über „Bearbeiten“ in der Werkzeugleiste Bearbeitungsberechtigungen anfragt. Sobald der vorherige Editor die Änderungen abgeschlossen hat, überträgt der Server die Bearbeitungsberechtigungen an den neuen Bearbeiter. Um die Zusammenarbeit am Dokument abzuschließen, muss der aktuelle Bearbeiter auf das „Schließen“-Icon auf der rechten Seite in der Office-Menüzeile klicken.

OX Guard

Warum sollte ich OX Guard brauchen?

Geschäftsanwender: Das wertvolle geistige Eigentum Ihres Unternehmens ist aufgrund sich schnell ändernder Technologien anfällig. Daher ist es wichtig, Ihre E-Mails und Dateien vor unerwünschten Beobachtern zu schützen. Mit einem einzigen Klick können Sie mit Guard vertrauliche E-Mails an alle Personen senden, ohne befürchten zu müssen, dass diese von einer anderen Person als dem beabsichtigten Empfänger gelesen, geändert oder abgefangen werden. Darüber hinaus können Benutzer Dateien verschlüsseln, die in ihren Laufwerksordnern gespeichert sind. Guard ist so einfach zu bedienen, dass es zu einem Teil Ihrer täglichen Routine wird.

Persönliche Benutzer: Die meisten Personen kommunizieren persönliche Daten und senden vertrauliche Dateien per E-Mail. Aber wie können Sie sicher sein, dass Ihre persönlichen Daten zwischen Ihnen und Ihrem beabsichtigten Empfänger bleiben? Mit Guard können Sie Ihre persönliche E-Mail-Kommunikation und Dateien mit einem einzigen Klick schützen. Guard ist so einfach zu bedienen; Es wird Teil Ihres Tagesablaufs – ohne vorheriges Know-how.

Was ist PGP und wie funktioniert es mit OX Guard?

Das Senden einer E-Mail ist wie das Senden eines Briefes per Post, ohne den Umschlag zu verschließen. Dies bedeutet, dass jeder Ihre E-Mail mit sehr geringem Aufwand lesen kann. Guard basiert auf PGP und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails und Dateien sicher zu senden.

PGP (Pretty Good Privacy) verwendet zwei Schlüssel zum Verschlüsseln Ihrer Daten, der erste Schlüssel (ein öffentlicher Schlüssel) wird zum Verschlüsseln der Daten verwendet und ein separater Schlüssel (der private Schlüssel) wird zum Entschlüsseln verwendet. Wie aus den Namen hervorgeht, teilen Sie Ihren öffentlichen Schlüssel mit anderen, damit diese Ihnen verschlüsselte Nachrichten oder Dateien senden können, während Sie Ihren privaten Schlüssel geheim halten, damit Sie die Daten entschlüsseln können. Mit Ihrem privaten Schlüssel können Sie E-Mails auch mit Ihrer digitalen Signatur versehen. So können Empfänger sicher sein, dass Sie die E-Mail tatsächlich gesendet haben.

Wie sicher ist Guard?

Um Ihre E-Mails, Dateien und Ordner zu verschlüsseln, verwendet Guard PGP, den weltweit leistungsstärksten, beliebtesten, effizientesten und offensten Sicherheitsstandard. Dies bedeutet, dass Ihre Daten so sicher sind, wie es heutzutage sein kann. (Weitere Informationen zu PGP finden Sie unter „Was ist PGP?“)

Wie richte ich Guard ein?
Es gibt zwei Möglichkeiten, um Ihr Guard-Konto einzurichten:
Wenn Sie zum ersten Mal eine der verfügbaren Verschlüsselungsfunktionen in OX App Suite verwenden, wird ein Dialogfeld angezeigt, das Sie durch den Einrichtungsprozess führt. Definieren Sie einfach ein Passwort und eine sekundäre E-Mail-Adresse und schon können Sie loslegen.
Natürlich können Sie Ihr Konto auch im Einstellungsbereich einrichten, indem Sie im Einstellungsmenü auf die Guard-Sicherheitseinstellungen zugreifen.
Was mache ich, wenn ich mein Guard-Passwort vergesse?

Das Management zahlreicher Passwörter ist für niemanden schwierig, daher verstehen wir, dass Sie möglicherweise Ihr Guard-Passwort vergessen. Es ist einfach, Ihr Guard-Passwort zurückzusetzen, da Sie während des Einrichtungsvorgangs eine sekundäre E-Mail-Adresse definiert haben.

Um Ihr Passwort zurückzusetzen, navigieren Sie einfach zu den Guard-Sicherheitseinstellungen im Einstellungsmenü und klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Ein temporäres neues Passwort wird an Ihre sekundäre E-Mail-Adresse gesendet. Wenn Sie keine sekundäre E-Mail-Adresse definiert haben, wird das Passwort an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet. Sobald Sie Ihr temporäres neues Passwort erhalten haben, ändern Sie bitte sofort Ihr Passwort. (Weitere Informationen finden Sie unter „Wie ändere ich mein Guard-Sicherheitspasswort?“.)

Wie ändere ich mein Guard-Sicherheitspasswort?

Wir empfehlen, Ihr Guard-Sicherheitspasswort von Zeit zu Zeit zu ändern. Um Ihr vorhandenes oder temporäres Guard-Sicherheitskennwort zu ändern, navigieren Sie zu den Guard-Sicherheitseinstellungen im Einstellungsmenü. Klicken Sie auf “Passwort ändern”, geben Sie Ihr aktuelles oder temporäres Passwort ein und definieren Sie ein neues Passwort. Klicken Sie dann auf „Ändern“

Warum brauche ich eine sekundäre E-Mail-Adresse und wie ändere ich sie?

Ihre sekundäre E-Mail-Adresse wird benötigt, um Ihr Passwort zurückzusetzen. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, wird ein temporäres Passwort an Ihre sekundäre E-Mail-Adresse gesendet. Bitte beachten Sie: Wenn Sie keine sekundäre E-Mail-Adresse definiert haben, wird das temporäre Passwort an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet. Dies ist eine weniger sichere Methode. Um Ihre sekundäre E-Mail-Adresse zu definieren oder zu ändern, navigieren Sie im Einstellungsmenü zu den Guard-Sicherheitseinstellungen. Klicken Sie auf “E-Mail-Adresse zum Zurücksetzen festlegen”, um Ihr aktuelles Guard-Sicherheitskennwort einzugeben. Anschließend können Sie eine neue sekundäre E-Mail-Adresse definieren.

Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?

Sie sollten eine E-Mail verschlüsseln, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Nachricht zwischen Ihnen und Ihren Empfängern privat bleibt. Um eine E-Mail zu verschlüsseln, klicken Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail einfach auf das Schlosssymbol. Alternativ können Sie im Dropdown-Menü Sicherheit direkt unter dem Betreff Ihrer E-Mail auf „Sicher“ klicken.

Sie können auch alle Ihre E-Mails standardmäßig verschlüsselt senden. (Weitere Informationen finden Sie unter „Kann ich alle meine ausgehenden E-Mails verschlüsselt senden?“.)

Kann ich alle meine ausgehenden E-Mails verschlüsselt senden?

Wenn Sie Guard standardmäßig für alle ausgehenden E-Mails verwenden möchten, navigieren Sie einfach zu den Guard-Einstellungen im Einstellungsmenü. Wenn Sie „Beim Verfassen von E-Mails standardmäßig verschlüsselt senden“ aktivieren, wird Guard für alle neuen E-Mails aktiviert.

Wie signiere ich E-Mails?

Das Signieren Ihrer E-Mails ist ein weiterer Schritt zum Aufbau einer vertrauenswürdigen E-Mail-Beziehung zu Ihren Empfängern. Ihre digitale Signatur impliziert, dass die E-Mail tatsächlich von Ihnen gesendet wurde. Um Ihre digitale Signatur zu einer neuen E-Mail hinzuzufügen, klicken Sie im Dropdown-Menü Sicherheit direkt unter dem Betreff Ihrer E-Mail auf „Signieren“.

Sie können auch standardmäßig Ihre digitale Signatur zu allen ausgehenden E-Mails hinzufügen. Navigieren Sie einfach zu den Guard-Einstellungen im Einstellungsmenü. Wenn Sie „Standardmäßig Signatur für ausgehende E-Mails hinzufügen“ aktivieren, wird Ihre digitale Signatur allen Ihren neuen E-Mails hinzugefügt.

Kann ich verschlüsselte E-Mails an Empfänger außerhalb der OX App Suite senden?

Natürlich! Das Senden verschlüsselter E-Mails an externe Empfänger erfolgt in denselben Schritten wie das Senden verschlüsselter E-Mails an Empfänger in der OX App Suite. Der einzige Unterschied besteht darin, dass nach dem Klicken auf „Sicher senden“ ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie Ihrer verschlüsselten E-Mail eine personalisierte Nachricht hinzufügen können, um Ihre Empfänger über die Verschlüsselung zu informieren.

Die Empfänger erhalten im Gastmodus eine E-Mail. Wenn sie auf die E-Mail klicken, um sie zu lesen, werden sie aufgefordert, ihr Guard-Passwort und ihre sekundäre E-Mail-Adresse einzurichten. Sobald sie ihr neues Passwort und ihre neue E-Mail-Adresse eingegeben und auf OK geklickt haben, können sie die sichere E-Mail lesen. Sie können dieses Passwort für alle anderen sicheren E-Mails verwenden, die sie erhalten.

Wie kann ich eine eingehende E-Mail entschlüsseln?

Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail erhalten, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie nach Ihrem Guard Security-Kennwort gefragt werden, um die Nachricht zu entschlüsseln. Geben Sie einfach Ihr Passwort ein und bestätigen Sie, um den Inhalt anzuzeigen.

Wie kann ich Dateien verschlüsseln?

Um Dateien zu verschlüsseln, wählen Sie bitte die spezifische Datei in Drive aus, die Sie verschlüsseln möchten. Klicken Sie auf das Symbol „Weitere Aktionen“ und wählen Sie „Verschlüsseln“ aus dem Dropdown-Menü in der Symbolleiste. Ein Schlosssymbol neben Ihrer Datei zeigt an, dass die Datei verschlüsselt ist. Wann immer Sie diese Datei öffnen möchten, müssen Sie Ihr Guard Security-Passwort in das angezeigte Dialogfeld eingeben.

Um die Datei erneut zu entschlüsseln, klicken Sie bitte im Dropdown-Menü „Weitere Aktionen“ in der Symbolleiste auf „Verschlüsselung entfernen“. Bestätigen Sie die Entschlüsselung, indem Sie Ihr Guard Security-Passwort eingeben. Das Schlosssymbol neben der Datei verschwindet.

Was sind die erweiterten Guard-Sicherheitseinstellungen und wo finde ich sie?

Zum Senden und Empfangen verschlüsselter E-Mails sind Änderungen an den erweiterten Einstellungen normalerweise nicht erforderlich. Wenn Sie PGP bereits verwenden und Ihren Guard-PGP-Schlüssel übertragen oder andere PGP-Schlüssel hochladen möchten, navigieren Sie zu den Guard-Einstellungen, einem Unterordner der Sicherheitseinstellungen im Einstellungsmenü. Die Abschnitte „Schlüssel“ bieten verschiedene Optionen für die Arbeit mit PGP-Schlüsseln. Weitere Informationen finden Sie in der Bedienungsanleitung.

OX Tasks

Wie kann ich eine Aufgabe erstellen?
Klicken Sie im Aufgaben-Modul auf „Neue Aufgabe“ und tragen Sie Betreff und Beschreibung ein. Klicken Sie auf „Formular erweitern“, um viele weitere Details für Ihre Aufgabe zu finden. Sie können Startdatum und Fälligkeitstag bestimmen, Erinnerungen einrichten, die Aufgabe anderen Teilnehmern zuweisen und Anhänge beifügen. Klicken Sie auf „Erstellen“, um die Aufgabe zu speichern.
Wie kann ich eine Aufgabe bearbeiten?
Wählen Sie die Aufgabe aus der Aufgabenliste aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Jetzt können Sie die Informationen dieser Aufgabe durch neue ersetzen. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

OX Portal

Wie kann ich Schlagzeilen von Nachrichtenseiten lesen?
In der Portal-App können Sie Nachrichten per RSS-Feeds sehen oder Fotos bestimmter Webseiten, indem Sie Ihrem Portal neue Widgets hinzufügen. (Siehe „Wie kann ich dem Portal neue Widgets hinzufügen?“ für Details)
Wie kann ich dem Portal neue Widgets hinzufügen?
Klicken Sie in der Portal-App in der oberen rechten Ecke auf „Widget hinzufügen“. Wählen Sie aus, welches Widget Sie hinzufügen möchten, tragen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen ein und klicken Sie auf „Speichern“. Das neue Widget erscheint daraufhin in Ihrem Portal. Um ein Widget zu entfernen, klicken Sie einfach auf das „X“-Icon in der oberen rechten Ecke des Widgets. Tipp: Sie können außerdem wichtige E-Mails, Dateien von Drive oder Fotos in Ihrem Portal hinzufügen. Um eine E-Mail zu speichern, klicken Sie auf das „Weitere Aktionen“-Icon und wählen Sie „Zum Portal hinzufügen“. Ihre E-Mail wird dann als Widget in Ihrem Portal gespeichert. Falls Sie Dateien aus Drive hinzufügen möchten, wählen Sie sie in Drive aus und klicken Sie das „Weitere Aktionen“-Dropdownmenü an. Wählen Sie „Zum Portal hinzufügen“, um sie in Ihrem Portal zu speichern. Gehen Sie analog vor, um Ihrem Portal Bilder oder andere Dateien hinzuzufügen.
Wie kann ich das Portal personalisieren?
Sie können Ihrem Portal Widgets hinzufügen oder diese entfernen (siehe „Wie kann ich dem Portal neue Widgets hinzufügen“ für Details). Weiterhin können Sie die Reihenfolge der Widgets ändern, indem Sie sie per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle verschieben. Außerdem können Sie die Widget-Farben anpassen und per Klick auf „Diese Seite anpassen“ in der oberen rechten Ecke des Portals weitere Einstellungen vornehmen.

Allgemeines

Wie finde ich meine Ordner?

Die Ordnerstruktur befindet sich auf der linken Seite Ihrer E-Mail-, Adressbuch- und Kalenderanwendungen. Wenn Sie Ihre Ordner nicht sehen, klicken Sie auf das Doppelpfeilsymbol in der unteren linken Ecke oder klicken Sie oben rechts auf “Ansicht” und wählen Sie “Ordneransicht” aus der Dropdown-Liste. In Mail werden Ihre Standard-E-Mail-Ordner zuerst aufgelistet. Darunter finden Sie “Meine Ordner”, die Ihre persönlichen E-Mail-Ordner enthalten. Möglicherweise müssen Sie auf den Pfeil links neben “Meine Ordner” klicken, um Ihre persönlichen Ordner anzuzeigen.

Wie überprüfe ich die Rechtschreibung in meinen E-Mails?

Google Chrome

Wenn Sie Google Chrome auf einem Windows-Computer verwenden:
Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie oben rechts in der Browser-Symbolleiste auf die Chrome-Menüschaltfläche. Wählen Sie „Einstellungen“ und klicken Sie unten auf „Erweitert“. Scrollen Sie nach unten zu „Sprachen“ und klicken Sie auf „Rechtschreibprüfung“. Wählen Sie die Sprachen aus, für die Sie die Rechtschreibprüfung aktivieren möchten.

Wenn Sie Google Chrome auf einem Mac verwenden:
Die Rechtschreibprüfung ist standardmäßig aktiviert, Sie haben jedoch verschiedene Möglichkeiten, Ihre Rechtschreibung zu überprüfen. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ und bewegen Sie den Mauszeiger über „Rechtschreibung und Grammatik“, um die folgenden Optionen anzuzeigen:

  • Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik
  • Überprüfen Sie das Dokument jetzt
  • Überprüfen Sie die Rechtschreibung während der Eingabe

Internet Explorer (nur Windows)

Wenn Sie Internet Explorer auf einem Windows-Computer verwenden:
Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf das Home-Menü „Windows“. Wählen Sie dann im Anwendungsmenü „Einstellungen“ und dann „Geräte“. Klicken Sie in den Geräteeinstellungen links auf “Tippen”. Schalten Sie dann „Falsch geschriebene Wörter automatisch korrigieren“ ein.

Wie drucke ich aus der OX App Suite?

Mit der OX App Suite ist das Drucken einfach. Wählen Sie die E-Mail-Nachricht aus, die Sie drucken möchten, klicken Sie dann in der E-Mail oder in der Menüleiste auf das Symbol “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie einen Kontakt drucken möchten, wählen Sie den Kontakt oder mehrere Kontakte aus, die Sie drucken möchten, klicken Sie dann auf “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie eine Aufgabe drucken möchten, wählen Sie diese Aufgabe aus, klicken Sie auf das Symbol “Weitere Aktionen” und wählen Sie “Drucken” aus dem Dropdown-Menü.

Wie vergrößere ich den Text in der OX App Suite?

Unabhängig davon, ob Sie einen Mac oder einen PC verwenden, können Sie die Größe des Texts in der OX App Suite problemlos anpassen. Windows-Benutzer drücken zum Vergrößern ‘Strg’ + ‘+’ (Plus) auf Ihrer Tastatur, zum Verkleinern ‘Strg’ + ‘-‘ (Minus) und zum Zurückkehren ‘Strg’ + ‘0’ (Null) Standardtextgröße. Mac-Benutzer drücken zum Vergrößern ‘Befehl’ + ‘+’ (Plus) auf Ihrer Tastatur, zum Verkleinern ‘Befehl’ + ‘-‘ (Minus) und zum Zurückgeben des Textes ‘Befehl’ + ‘0’ auf seine Standardgröße.

Kann ich auch mit anderen Geräten auf OX App Suite zugreifen?
Ja, OX App Suite ist auf all Ihren Geräten verfügbar. Sie können jederzeit über Ihren Browser auf OX App Suite zugreifen, vorausgesetzt, Sie sind mit dem Internet verbunden. OX App Suite erkennt Ihr Gerät automatisch und passt sich an dessen Bildschirmgröße an.
Wie kann ich mich abmelden?
Um sich aus OX App Suite abzumelden, klicken Sie auf das Profil-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Abmelden“ aus dem Dropdownmenü.
Wie werde ich über neue E-Mails und Termineinladungen informiert?
OX App Suite stellt Desktop-Benachrichtigungen in Ihrem Browser bereit und fragt Sie, ob Sie Desktop-Benachrichtigungen aktivieren möchten. Sind diese aktiviert, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie neue E-Mails oder Termineinladungen erhalten, selbst wenn Sie aktuell nicht in Ihrem Browser arbeiten. Wenn Sie ungelesene E-Mails haben, erscheint ein roter Punkt über dem Mail-Icon in Ihrer Werkzeugleiste. Außerdem wird die Anzahl an ungelesenen E-Mails rechts neben dem Ordner-Postfach angezeigt. Die Anzahl an Terminbenachrichtigungen, Erinnerungen und Aufgaben wird in einem roten Icon auf der rechten Seite der Menüleiste angezeigt. Klicken Sie das Icon einfach an, um Ihre Benachrichtigungen zu sehen. In diesem Bereich können Sie Termine außerdem annehmen oder ablehnen oder Aufgaben als erledigt markieren.

Technische Voraussetzungen

Funktioniert OX App Suite mit meinem Computer / Browser
OX App Suite ist kompatibel mit:

  • Google Chrome (neueste und vorherige Version)
  • Mozilla Firefox (neueste und aktuelle ESR-Version)
  • Apple Safari (neueste & vorherige Version; nur macOS) v7.10.3, 7.10.4
  • Microsoft Edge (Chromium-basiert & Legacy)
  • Microsoft Internet Explorer 10/11

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Browser regelmäßig aktualisieren.

Funktioniert die Professional E-Mail Suite auf meinem Gerät?
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