Frequently Asked Questions

Haz clic en el icono del perfil en la esquina superior derecha y selecciona “Configuración” en el menú desplegable. En “Configuración básica” puedes cambiar el Idioma y la Zona horaria. También puedes seleccionar qué iconos de Inicio rápido quieres que se muestren en la barra de herramientas. Por último, también puedes cambiar tus datos de contacto haciendo clic en “Mis datos de contacto”.

OX App Suite está disponible en varios idiomas diferentes. Para cambiar el idioma actual, haz clic en el icono del perfil en la esquina superior derecha y selecciona “Configuración” en el menú desplegable. En “Configuración básica” en el área de configuración. Selecciona un idioma en el menú desplegable que se encuentra junto a “Idioma”. Para activar el idioma seleccionado, debes cerrar sesión y volver a iniciar sesión.

Para escribir un correo electrónico, navega hasta “Correo” y haz clic en “Redactar” para abrir la ventana de redacción. Para agregar destinatarios, escribe las direcciones de correo electrónico de uno o más contactos en los campos “Para”, “CC” o “CCO”. En cuanto empieces a introducir una dirección de correo electrónico, se te sugerirán contactos mediante la función de autocompletar. También puedes hacer clic en “Para” para seleccionar los contactos que deseas agregar a tu correo electrónico. Puedes añadir una firma haciendo clic en “Firmas” y archivos adjuntos haciendo clic en “Archivos adjuntos”. El menú desplegable “Opciones” te permite seleccionar Texto Simple o HTML, asignar prioridad a tu correo electrónico, adjuntar una tarjeta Vcard o solicitar confirmación de lectura. Cuando termines de escribir tu correo electrónico, haz clic en Enviar en la esquina inferior izquierda.

To access the email settings, click on the circle icon with your profile picture or initials on the right side of the menu bar. A drop-down box will appear, and you can select “Settings”. Click on Mail on the right side. This section offers you basic settings for your email account. Additional settings are available in the subfolders “Compose”, “Signatures”, and “Filter Rules”.

You can create a new signature in the “Signatures” area in the Mail settings. Simply click on “Add new signature” and a pop up appears. Enter a name for your signature, type in your signature and select where you’d like your signature to appear from the drop-down menu at the bottom. After confirming with “Save” you can define which signature you would like to use for new emails, replies and forwards.

To reply to or forward an email, click on the email that you would like to reply to or forward to others. Click on Reply, Reply all or Forward. A new window opens, and you can type a message above the original email text. You can also comment on specific sentences or paragraphs within the email you reply to or forward. Simply place your curser in the desired location, press return and start typing in a new line. As you will see, your comments are highlighted to distinguish from the original email.

La sección “Diseño” del menú desplegable “Ver” de la barra de herramientas te ofrece cuatro formas diferentes de visualizar tus correos electrónicos: Vertical, Compacta, Horizontal y Lista. Puedes cambiar el diseño haciendo clic en el tipo de vista que desees. Cuando utilices la vista de Lista y tengas un correo electrónico abierto, para volver a tu lista de correos electrónicos, debes hacer clic en “volver” debajo de la barra de herramientas.

Puedes añadir subcarpetas a tu Bandeja de Entrada de correo electrónico para gestionar todos tus correos electrónicos entrantes. Haz clic en el icono de hamburguesa junto a la carpeta “Bandeja de entrada” y luego haz clic en “Añadir nueva carpeta” en el menú desplegable. En la ventana emergente puedes ponerle un nombre a tu nueva carpeta y luego hacer clic en “Agregar”. Tu nueva carpeta aparecerá en el árbol de carpetas de tu Bandeja de entrada.

Select the email or multiple emails you’d like to move. Then just drag and drop from your email list to the designated folder.

El cuadro de búsqueda se encuentra en la esquina superior izquierda. En cuanto empieces a introducir una palabra de búsqueda, OX App Suite te ofrece búsquedas sugeridas mediante la función de autocompletar. Puedes elegir buscar el término en el asunto, en el texto del correo o en una dirección de correo electrónico. También puedes buscar por carpeta a través del menú desplegable situado a la derecha del cuadro de búsqueda. Los resultados de la búsqueda se muestran inmediatamente en la lista de correo electrónico.

To set up an automatic reply to your emails while you are out of the office, click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click Mail on the left side of the screen. Under the Mail settings, click the Vacation notice box. Toggle the Vacation notice icon to turn on your vacation notice or select the Start and End dates to send your vacation notice. Then type your subject and message. When you are done, click Apply changes.

Puedes definir una dirección de correo electrónico a la que se reenvíen automáticamente los correos electrónicos entrantes. Haz clic en el icono de tu perfil y selecciona Configuración en el menú desplegable. A continuación, selecciona Correo a la izquierda y haz clic en Reenvío automático. Haz clic en el icono junto a Reenvío automático para habilitarlo. Escribe la dirección de correo electrónico a la que deseas reenviar los correos electrónicos. Decide si deseas conservar una copia del correo electrónico reenviado y luego haz clic en Aplicar cambios.

OX App Suite te permite guardar automáticamente las nuevas direcciones de correo electrónico mientras envías o recibes correos electrónicos de destinatarios desconocidos. Haz clic en el icono de tu perfil y selecciona Configuración en el menú desplegable. Selecciona Correo a la izquierda y en la sección “Comportamiento”, marca la casilla “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante el envío”. También marca la casilla junto a “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante la lectura”. Ahora OX App Suite guardará automáticamente todas las direcciones de correo electrónico desconocidas en tu Libreta de Direcciones.

The folder tree is located on the left side of your Email, Address Book and Calendar applications. If you don’t see your folders, click the double arrow icon in the bottom left corner or click “View” on the top right and select “Folder view” from the dropdown. In Mail, your standard email folders are listed first. Underneath you’ll find “My folders” which contains your personal email folders. You may have to click the arrow on the left of “My folders” to show your personal folders.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

Internet Explorer (Windows Only)

 

Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

Para escribir un correo electrónico, navega hasta “Correo” y haz clic en “Redactar” para abrir la ventana de redacción. Para agregar destinatarios, escribe las direcciones de correo electrónico de uno o más contactos en los campos “Para”, “CC” o “CCO”. En cuanto empieces a introducir una dirección de correo electrónico, se te sugerirán contactos mediante la función de autocompletar. También puedes hacer clic en “Para” para seleccionar los contactos que deseas agregar a tu correo electrónico. Puedes añadir una firma haciendo clic en “Firmas” y archivos adjuntos haciendo clic en “Archivos adjuntos”. El menú desplegable “Opciones” te permite seleccionar Texto Simple o HTML, asignar prioridad a tu correo electrónico, adjuntar una tarjeta Vcard o solicitar confirmación de lectura. Cuando termines de escribir tu correo electrónico, haz clic en Enviar en la esquina inferior izquierda.

Selecciona el correo electrónico al que deseas responder o reenviar. Luego haz clic en Responder, Responder a todos o Reenviar y aparecerá una nueva ventana con todas las funciones conocidas de la ventana de redacción de correo electrónico (consulta “Cómo escribo un correo electrónico a uno o más destinatarios” para obtener más detalles). También puedes hacer comentarios después de frases o párrafos específicos dentro del correo electrónico que estás respondiendo o reenviando. Simplemente coloca el cursor en el lugar deseado, presiona Enter y comienza a escribir una nueva línea. Como verás, tus comentarios se resaltan para distinguirlos del texto original del correo electrónico.

La sección “Diseño” del menú desplegable “Ver” de la barra de herramientas te ofrece cuatro formas diferentes de visualizar tus correos electrónicos: Vertical, Compacta, Horizontal y Lista. Puedes cambiar el diseño haciendo clic en el tipo de vista que desees. Cuando utilices la vista de Lista y tengas un correo electrónico abierto, para volver a tu lista de correos electrónicos, debes hacer clic en “volver” debajo de la barra de herramientas.

Puedes añadir subcarpetas a tu Bandeja de Entrada de correo electrónico para gestionar todos tus correos electrónicos entrantes. Haz clic en el icono de hamburguesa junto a la carpeta “Bandeja de entrada” y luego haz clic en “Añadir nueva carpeta” en el menú desplegable. En la ventana emergente puedes ponerle un nombre a tu nueva carpeta y luego hacer clic en “Agregar”. Tu nueva carpeta aparecerá en el árbol de carpetas de tu Bandeja de entrada.

Puedes mover un correo electrónico seleccionado a otra carpeta haciendo clic en “Mover” en el menú desplegable de la barra de herramientas. Aparecerá una ventana emergente que te permitirá navegar hasta la carpeta a la que deseas mover el correo electrónico. Además, puedes arrastrar y soltar un correo electrónico o varios correos electrónicos de la lista de correos electrónicos a una carpeta del árbol de carpetas.

Puedes incluir cuentas de muchos otros proveedores de servicios de correo electrónico en cuestión de segundos. Haz clic en “Añadir cuenta de correo” en el árbol de carpetas e introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña de la cuenta de correo electrónico externa que deseas añadir. A continuación, haz clic en “Añadir” y tu bandeja de entrada del correo electrónico externo aparecerá en el árbol de carpetas.
También puedes enviar correos electrónicos utilizando la dirección de correo electrónico de la cuenta recién añadida. En el cuadro Redactar puedes seleccionar la dirección de correo electrónico desde la que deseas enviar tu correo electrónico en el menú desplegable junto al campo “De”.

Cuando recibas un correo electrónico con un archivo adjunto, junto al adjunto verás las opciones para trabajar con un archivo. Puedes ver el archivo, descargarlo o guardarlo en Drive. Para guardarlo en Drive, selecciona “Guardar en Drive” y elige la carpeta en la que deseas guardarlo.

Puedes definir una dirección de correo electrónico a la que se reenvíen automáticamente los correos electrónicos entrantes. Haz clic en el icono de tu perfil y selecciona Configuración en el menú desplegable. A continuación, selecciona Correo a la izquierda y haz clic en Reenvío automático. Haz clic en el icono junto a Reenvío automático para habilitarlo. Escribe la dirección de correo electrónico a la que deseas reenviar los correos electrónicos. Decide si deseas conservar una copia del correo electrónico reenviado y luego haz clic en Aplicar cambios.

OX App Suite te permite guardar automáticamente las nuevas direcciones de correo electrónico mientras envías o recibes correos electrónicos de destinatarios desconocidos. Haz clic en el icono de tu perfil y selecciona Configuración en el menú desplegable. Selecciona Correo a la izquierda y en la sección “Comportamiento”, marca la casilla “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante el envío”. También marca la casilla junto a “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante la lectura”. Ahora OX App Suite guardará automáticamente todas las direcciones de correo electrónico desconocidas en tu Libreta de Direcciones.

Haz clic en Libreta de Direcciones desde el Lanzador de aplicaciones. Para crear un nuevo contacto, haz clic en “Nuevo” y selecciona “Añadir contacto” en el menú desplegable. Rellena los datos del contacto. Para ampliar el formulario, marca la casilla “mostrar todos los campos” en la parte inferior. También puedes añadir imágenes o archivos como adjuntos al contacto. Haz clic en “Guardar” y tu nuevo contacto se mostrará en la carpeta correspondiente de la Libreta de Direcciones.

OX App Suite te permite guardar automáticamente las nuevas direcciones de correo electrónico mientras envías o recibes correos electrónicos de destinatarios desconocidos. Haz clic en el icono de tu perfil y selecciona Configuración en el menú desplegable. Selecciona Correo a la izquierda y en la sección “Comportamiento”, marca la casilla “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante el envío”. También marca la casilla junto a “Recopilar automáticamente los contactos en la carpeta “Direcciones recopiladas” durante la lectura”. Ahora OX App Suite guardará automáticamente todas las direcciones de correo electrónico desconocidas en tu Libreta de Direcciones.

Click on the App launcher icon next to the red notification icon. Then select Calendar from the menu. Click on “New” in the Calendar’s toolbar. A new tab opens and lets you define a subject, location, date and time and much more. To add another participant start entering the participants name or email address in the “Add contact/resource” field. As soon as you start typing, auto completion offers you matching results to choose from. Click on “Create” to save the appointment.

You can repeat appointments on a specific rotation. When creating or editing an appointment, simply check the “Repeat” option. Here you can choose to repeat the appointment daily, weekly, monthly or yearly, and when you’d like the series to end.

Para crear una nueva cita, selecciona Calendario en el Lanzador de aplicaciones. Haz clic en “Nuevo” en la barra de herramientas del Calendario. Se abrirá una nueva ventana que te permitirá definir un asunto, un lugar, una fecha y una hora y mucho más. Para añadir otro participante, comienza a introducir el nombre o la dirección de correo electrónico del participante en el campo “Añadir contacto/recurso”. En cuanto empieces a escribir, la función de autocompletar te ofrece resultados coincidentes entre los que puedes elegir. A continuación, haz clic en “Crear”.

El Calendario ofrece una función para identificar fácilmente los espacios de tiempo libre para más de un participante. En el calendario, puedes hacer clic en “Programación” en la barra de herramientas. Verás la lista de participantes a la izquierda y sus calendarios a la derecha. Para agregar un participante, comienza a escribir la persona en el campo “Agregar participante ” a la izquierda. En cuanto empieces a escribir, la función de autocompletar te ofrece resultados coincidentes entre los que puedes elegir. Las citas del participante se presentan en el calendario inmediatamente. Una vez que hayas agregado a todos los participantes, puedes identificar un espacio de tiempo libre y crear una cita haciendo clic en el marco de tiempo y arrastrando en el calendario. A continuación, haz clic en “Crear cita” en la esquina inferior derecha y se abrirá la ventana de la cita para que puedas rellenar los datos de la misma. Los participantes ya están incluidos.
También puede utilizar la función de Programación haciendo clic en “Buscar un tiempo libre” en la ventana de creación de una nueva cita.

Para organizar las citas de otra persona, necesitas los permisos adecuados para su calendario. Por lo tanto, esta persona debe compartir su calendario y proporcionarte permisos de escritura. Para compartir tu calendario con otros y ajustar los permisos, haz clic en el icono de la hamburguesa que aparece junto a tu calendario. En el menú desplegable, selecciona Permisos/Invitaciones a Personas y la persona con la que deseas compartir tu calendario. Luego, junto al nombre de usuario, haz clic en Autor y selecciona los permisos adecuados. Si quieres que la persona pueda realizar cambios en tu calendario en tu nombre, asegúrate de seleccionar Autor.

Dentro de OX Drive puedes encontrar tus carpetas en el árbol de carpetas de la izquierda, la barra de herramientas a la derecha del campo de búsqueda y tus archivos almacenados en carpetas a la derecha del árbol de carpetas. Para añadir otra carpeta o subcarpeta, haz clic en el icono de hamburguesa que aparece junto a la sección en la que deseas añadir tu nueva carpeta y selecciona “Añadir nueva carpeta” en el menú desplegable. Además, puedes encontrar “Agregar nueva carpeta” en el menú desplegable “Nuevo” ubicado en la barra de herramientas. Puedes ocultar o mostrar tu árbol de carpetas a través del menú desplegable “Ver” que se encuentra a la derecha. También puedes cambiar el diseño (vista) de tu OX Drive utilizando las opciones disponibles en el menú desplegable “Ver”.

Hay tres tipos de archivos diferentes disponibles: Mis archivos, Archivos públicos y Archivos compartidos. Mis archivos son tus carpetas personales para tus archivos. Los demás usuarios no pueden ver tus carpetas y archivos personales a menos que los compartas con otros usuarios. Las carpetas públicas suelen estar formadas por archivos que son de interés común para todos los usuarios. Cada usuario puede crear carpetas públicas y compartirlas con otros usuarios. Si alguien ha compartido una carpeta contigo, la encontrarás en la sección “Archivos compartidos” del árbol de carpetas. Dependiendo de los permisos de la carpeta establecidos por el usuario que compartió los archivos contigo, podrás leer y/o editar esos archivos. Ten en cuenta que si no hay carpetas públicas o compartidas, sus encabezados de tipo de carpeta no se mostrarán hasta que alguien cree una carpeta pública o comparta una carpeta contigo.

OX Drive te permite obtener una vista previa de los archivos sin necesidad de descargarlos. Haz clic en el archivo que deseas ver y el icono de vista aparecerá en la barra de herramientas. Aparecerá una ventana emergente con el archivo. La vista previa también te proporciona detalles sobre el archivo abierto y opciones adicionales: Puedes descargar, compartir o incluso editar un archivo si es posible. Hay muchas otras opciones disponibles: consulta la Guía de usuario para obtener más detalles.

Para reproducir tu música o tus vídeos, abre los archivos mediante el icono de vista de la barra de herramientas. Haz clic en el icono de reproducción de la vista previa para iniciar la música o el vídeo.

To edit a document from the Drive app, please browse to the specific file and folder within Drive. Select the document you would like to edit by clicking on it. A double click opens the text document in editing mode. You can also click on “Edit” in the toolbar to launch editing mode.
To edit a document without changing the original file, please use “Edit as new” from the burger dropdown menu within the toolbar. This allows you to create a new document and the original document is left untouched.

Para descargar un archivo específico de la unidad, utiliza el icono “Descargar” de la barra de herramientas después de haber seleccionado un archivo específico. Ten en cuenta que también puedes sincronizar tus archivos con tu dispositivo local o móvil. Esto significa que ya no es necesario que descargues los archivos porque tendrás todos tus archivos en todos los dispositivos.

Hay dos maneras de subir archivos a OX Drive. Dentro de Drive puedes navegar hasta la carpeta en la que deseas subir un archivo. Selecciona “Subir archivos” en el menú desplegable “Nuevo” de la barra de herramientas. En la ventana emergente, selecciona el archivo que deseas subir y confirma. También puedes seleccionar archivos de tu dispositivo local y arrastrarlos y soltarlos en una carpeta específica de Drive. Para cargar una nueva versión de un archivo existente, selecciona el archivo en Drive que deseas actualizar. Si has activado “Detalles de archivo” en el menú desplegable “Ver” de la barra de herramientas, puedes arrastrar y soltar la nueva versión del archivo seleccionado desde tu dispositivo local al área “Detalles”. También puedes hacer clic en “Subir nueva versión” en el área de “Detalles” para buscar el archivo local que deseas subir. Ambas opciones también están disponibles en el modo de vista previa.

Puedes arrastrar y soltar archivos de una carpeta a otra. Además, puedes hacer clic en “Mover” en el menú desplegable de hamburguesa de la barra de herramientas. En la ventana emergente puedes seleccionar la carpeta a la que quieres mover el archivo. Confirma con “Mover” y el archivo será transferido a la carpeta seleccionada.

En la parte superior del árbol de carpetas, encontrarás el campo de búsqueda. En cuanto empieces a escribir en el campo de búsqueda, aparecerá un desplegable que te ofrecerá opciones de búsqueda adicionales. Haz clic en la opción que quieras buscar. Drive comienzará a buscar y te entregará los resultados inmediatamente.

Puedes actualizar tus archivos cargando nuevas versiones de los archivos existentes (consulta “¿Cómo puedo subir un archivo nuevo en OX Drive?” para obtener más detalles). Esto no significa que tus archivos originales sean reemplazados y eliminados, OX Drive todavía te permite acceder a versiones anteriores de tus archivos. La sección “Detalles” y el modo de vista previa ofrecen un desplegable para ver todas las versiones anteriores del documento. Al hacer clic en el menú desplegable junto a un archivo específico, se ofrecen opciones adicionales: ver, descargar, convertirlo en la versión actual, eliminar la versión y borrar todas las versiones anteriores.

Para compartir un archivo con contactos internos o externos, localiza el archivo que deseas compartir y haz clic en “Compartir” en la barra de herramientas. Un menú desplegable te ofrece dos opciones: puedes “invitar personas” a ver, crear y editar tus archivos (si es posible) o puedes seleccionar “Crear un enlace para compartir”, que permite a los destinatarios sólo ver los archivos compartidos. Ambas opciones dan como resultado una ventana emergente en la que puedes añadir destinatarios y un mensaje y compartir tus archivos. En la ventana emergente “Crear un enlace para compartir” puedes establecer una fecha de caducidad y solicitar una contraseña para los destinatarios.

Sí, los permisos definen lo que un usuario puede hacer con una carpeta determinada y su contenido. Los usuarios individuales tienen ciertos permisos de carpeta. Para permitir que otro usuario acceda a una de tus carpetas privadas o a una carpeta pública que tú mantienes, debes concederle al usuario ciertos permisos para esa carpeta. Si haces clic en el menú desplegable junto a una carpeta específica en el árbol de carpetas y seleccionas “Invitar personas / Permisos”, aparecerá una ventana emergente que te permitirá gestionar los permisos. Puedes añadir nuevos usuarios a la carpeta seleccionada. Junto a los usuarios listados puedes seleccionar diferentes roles y definir detalles para cada uno de ellos. En la parte inferior de la ventana emergente también puedes aplicar tus ajustes a todas las subcarpetas.

Sí, OX Drive no sólo está disponible a través de OX App Suite, sino que también puedes descargar una aplicación para tu PC o portátil Windows y Mac. También hay aplicaciones móviles para tu tableta y teléfono inteligente.
Descarga e instala la aplicación OX Drive correcta para tu dispositivo móvil y sigue las instrucciones del asistente. Prepárate para introducir la URL del servidor y tus credenciales para el servidor.
Instalación de la aplicación Windows Desktop:
OX Drive para Windows se proporciona dentro de OX App Suite a través del OX Updater.
En OX App Suite ve a “Configuración” y luego a “Descargas”. Ahora haz clic en “Descargar archivo de instalación (para Windows)” en “Actualizador”. Ejecuta el archivo.
Instalación de la aplicación Mac OS Desktop:
https://itunes.apple.com/us/app/ox-drive/id818195014?l=de&ls=1&mt=12
Aplicación OX Drive para tu dispositivo iOS:
https://itunes.apple.com/app/ox-drive/id798570177?mt=8
Aplicación OX Drive para tu dispositivo Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.openexchange.drive.vanilla

Una vez que hayas descargado la aplicación OX Drive y la hayas lanzado por primera vez, un asistente de configuración te dará la bienvenida y te guiará a través de las características y funciones más importantes. Existen varias opciones útiles para que OX Drive te ayude en tu dispositivo móvil sin consumir demasiado ancho de banda o batería.

Photostream sube automáticamente las fotos de tu tableta o teléfono inteligente a OX Drive. Si está habilitado, puedes configurar si el Photostream debe subir todas las fotos disponibles en OX Drive o sólo las nuevas fotos tomadas por ti. Las opciones adicionales como “subir sólo cuando esté conectado a wifi” preservan tu dispositivo móvil y tu plan de datos.

Navega a la aplicación Text, haz clic en “Nuevo documento de texto” en la barra de herramientas o haz clic en “Documento de texto en blanco” en la sección “Nuevo usando una plantilla”. Para usar una plantilla, haz clic en una plantilla en “Nuevo usando una plantilla”. El documento se abrirá y ahora puedes crear tu documento de texto usando la barra de herramientas de la parte superior. Para editar el documento, utiliza las técnicas comunes de tus aplicaciones conocidas de Office. Para finalizar, haz clic en el icono Cerrar documento en el lado derecho de la barra de menú Office. Los cambios se guardan automáticamente, lo que significa que no tienes que preocuparte por las pérdidas de conexión a Internet. Para guardar el documento en una carpeta específica y con un nombre específico, haz clic en “Guardar como” dentro del menú desplegable “Guardar en Drive” en la barra de herramientas “Archivo”. Puedes utilizar el mismo procedimiento para crear una nueva hoja de cálculo y una nueva presentación con las aplicaciones Spreadsheet y Presentation.

Para crear un nuevo documento de texto, hoja de cálculo o presentación mientras estás en la aplicación Drive, haz clic en “Nuevo documento de texto”, “Nueva hoja de cálculo” o “Nueva presentación” en el menú desplegable “Nuevo” de la barra de herramientas. El documento se abrirá y ahora puedes crear tu documento de texto, hoja de cálculo o presentación utilizando la barra de herramientas de la parte superior. Para editar el documento, utiliza las técnicas comunes de las aplicaciones de Office que conoces. Para finalizar, haz clic en el icono Cerrar documento en el lado derecho de la barra de menú Office.

Para editar un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación existente, haz clic en “Abrir documento de texto”, “Abrir hoja de cálculo” o “Abrir presentación” en la barra de herramientas de la aplicación correspondiente. Selecciona el documento que deseas abrir en la siguiente ventana emergente “Abrir documento” y confirma con “Abrir”. Aparecerá el documento de texto, la hoja de cálculo o la presentación y podrás empezar a editarlo.
También puedes abrir los documentos recientemente modificados desde la barra lateral “Documentos recientes” dentro de la aplicación Text, Spreadsheet o Presentation.

Para editar un documento desde la aplicación Drive, por favor, busca el archivo y la carpeta específicos dentro de Drive. Selecciona el documento que deseas editar haciendo clic en él. Un doble clic abre el documento de texto en modo de edición. También puedes hacer clic en “Editar” en la barra de herramientas para iniciar el modo de edición.
Para editar un documento sin cambiar el archivo original, utiliza “Editar como nuevo” en el menú desplegable de hamburguesa de la barra de herramientas. Esto te permite crear un nuevo documento y el documento original se deja intacto.

Abre un documento de texto, hoja de cálculo o presentación nuevo o existente. Crea y da formato a la plantilla que deseas agregar. Una vez que la plantilla esté terminada, haz clic en “Guardar como plantilla” dentro del menú desplegable “Guardar en Drive” en la barra de herramientas “Archivo”. Escribe un nombre de archivo y haz clic en “Guardar”. Tu nueva plantilla aparecerá en el área “Nuevo usando una plantilla” dentro de la aplicación Text, Spreadsheet o Presentation.

Crea un nuevo documento o abre un documento existente. Asegúrate de que los usuarios con los que deseas editar el documento tengan los permisos necesarios para editar este documento específico. El usuario que crea el documento o lo abre primero tiene permisos de edición para el documento. Este usuario se denomina editor. Cada usuario que abra el documento a continuación tendrá permisos de lectura. Estos usuarios se denominan visualizadores.
Al abrir el documento, los usuarios pueden ver quién está editando el documento en ese momento. Cada cambio que el editor aplique al documento será visible para los visualizadores. Cada usuario puede ver los cursores de los demás usuarios. Los cursores están resaltados con diferentes colores. Para ver el nombre de usuario, pasa el cursor por encima. También puedes desplegar una lista de los colaboradores que abrieron el documento. Haz clic en el menú desplegable “Ver” de la barra de herramientas y activa la casilla “Mostrar colaboradores”.
Un visualizador puede convertirse en editor solicitando permisos de edición a través de “Editar” en la barra de herramientas. Tan pronto como el editor anterior completa los cambios, el servidor transfiere los permisos de edición al nuevo editor. Para completar el trabajo de colaboración en el documento, el editor actual tiene que hacer clic en el icono Cerrar documento en el lado derecho de la barra de menú Office.

Sending an email is like sending a letter in the mail without sealing the envelope. This means that anyone can read your email with very little effort. OX Guard based on PGP gives you the ability to send your emails and files securely.
PGP (Pretty Good Privacy) uses two keys to encrypt your data, the first key (a public key) is used to encrypt the data and a separate key (the private key) is used to decrypt it. Just like the names suggest, you’ll share your public key with others so that they can send you encrypted messages or files, while keeping your private key secret so that you can decrypt the data. Your private key also lets you add your digital signature to emails, which means recipients can be sure that you actually sent the email.

To encrypt your emails, files and folders, OX Guard uses PGP, the world’s most powerful, popular, efficient and open security standard available. This means, your data is as safe as it can be nowadays. (For more information on PGP please see “What is PGP?”)

There are two options for setting up your Guard account:
When you use any of the available encryption functions within OX App Suite for the very first time, a dialogue box pops up and guides you through the set up process. Simply define a password and a secondary email address and you are ready to go.
Of course, you can also set up your account in the settings area by accessing the Guard Security Settings within the settings menu.

Keeping track of numerous passwords is difficult for anyone so we understand that you may forget your Guard password. It’s easy to reset your Guard password since you have defined a secondary email address during the set up process.
To reset your password simply browse to the Guard Security Settings within the settings menu and click on “Reset password”. A temporary new password will be sent to your secondary email address. If you did not define a secondary email address, the password will be sent to your primary email address. Once you receive your temporary new password, please change your password immediately. (Please see “How do I change my Guard security password?” for details)

We recommend changing your Guard security password from time to time. To change your existing or temporary Guard security password browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Change password”, enter your current or temporary password and define a new password. Then click “Change “.

Your secondary email address is needed to reset your password. If you forget your password, a temporary password will be sent to your secondary email address. Please note: if you did not define a secondary email address, the temporary password will be sent to your primary email address – this is a less secure method. To define or change your secondary email address, please browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Set email address for reset” you need to enter your current OX Guard security password. Then you can define a new secondary email address.

You should encrypt an email whenever you would like to ensure that your message will stay private between you and your recipient(s). To encrypt an email simply click on the lock icon when composing a new email. Alternatively, you can click on “Secure” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also send all of your emails encrypted by default. (Please see “Can I send all of my outgoing emails encrypted?” for details)

If you would like to use OX Guard for all your outgoing emails per default, simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default to send encrypted when composing email” will enable OX Guard for all new emails.

Signing your emails is another step in building a trusted email relationship with your recipients. Your digital signature implies that the email actually was sent by you. To add your digital signature to a new email, please click on “Sign” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also add your digital signature to all of your outgoing emails per default. Simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default adding signature to outgoing mails” will add your digital signature to all your new emails.

Of course! Sending encrypted emails to external recipients follows the same steps as sending encrypted emails to recipients within OX App Suite. The only difference is that after clicking on “Send Secure” a dialogue box appears offering you the choice to add a personalized message to your encrypted email to let your recipients know what the encryption is all about.
The recipients will receive an email in guest mode. When they click on the email to read it, they will be prompted to set up their Guard password and secondary email address. Once they enter their new password and email address and click OK, they’ll be able to read the secure email. They can use this password for any other secure emails they receive.

When you receive an encrypted email you will see a dialogue box asking you for your Guard Security password to decrypt the message. Simply enter your password and confirm to view the content.

To encrypt files please select the specific file in Drive that you’d like to encrypt. Click the “More actions” icon and select “Encrypt” from the drop-down menu within the toolbar. A lock icon next to your file indicates the file is encrypted. Whenever you would like to open this file you need to insert your Guard Security password in the appearing dialogue box.
To decrypt the file again please click on “Remove Encryption” in the “More actions” drop down menu within the toolbar. Confirm the decryption by entering your Guard Security password. The lock icon next to the file disappears.

In order to send and receive encrypted emails changes to the advanced settings are usually not required. If you are already use PGP and you would like to transfer your Guard PGP key or upload other PGP keys, please browse to the Guard Settings, a subfolder of the Security Settings within the settings menu. The sections “Keys” offer various options for working with PGP Keys. Please see the user guide for more details.

Selecciona la tarea en la lista de tareas y haz clic en Editar. Ahora puedes editar la información de esa tarea con información nueva. A continuación, haz clic en Guardar.

En la aplicación del Portal, haz clic en “Añadir widget” en la esquina superior derecha. Selecciona el widget que quieras añadir. A continuación, introduce información si es necesario y haz clic en “Guardar” para que el nuevo widget aparezca en tu Portal. Para eliminar un widget simplemente haz clic en el icono “x” en la esquina superior derecha del widget.
Tip: También puedes guardar correos electrónicos importantes o archivos desde Drive o añadir fotos a tu portal. Para guardar un correo electrónico, haz clic en el icono de más acciones y selecciona “Añadir al portal”. Tu correo electrónico se guardará como un widget en tu portal. En Drive, selecciona un archivo para guardarlo en tu portal y haz clic en el menú desplegable “más acciones”. Selecciona “Añadir al portal” para guardar el archivo en tu portal. Sigue el mismo proceso para añadir fotos o cualquier otro archivo a tu portal.

Puedes añadir y eliminar widgets en tu Portal (consulta la sección “Cómo añadir nuevos widgets al Portal” para obtener más información). También puedes cambiar el orden de tus widgets moviéndolos. Simplemente arrastra y suelta los widgets a la ubicación deseada. También puedes personalizar los colores de los widgets y hay ajustes adicionales disponibles haciendo clic en “Personalizar esta página” en la esquina superior derecha del Portal.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

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Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

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