Frequently Asked Questions

Cliquez sur l’icône du profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez “Paramètres” dans le menu déroulant. Dans les “Paramètres de base”, vous pouvez modifier votre langue et votre fuseau horaire. Vous pouvez également sélectionner les icônes de lancement rapide à afficher dans la barre d’outils. Enfin, vous pouvez également modifier vos données de contact en cliquant sur “Mes données de contact”.

OX App Suite est disponible en plusieurs langues. Pour changer votre langue actuelle, cliquez sur l’icône de profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez “Paramètres” dans le menu déroulant. Sous “Paramètres de base” dans la zone des paramètres. Sélectionnez une langue dans le menu déroulant à côté de “Langue”. Pour activer la langue sélectionnée, vous devez vous déconnecter et vous reconnecter.

Pour écrire un courriel, accédez à la rubrique “Courrier” et cliquez sur “Composer” pour ouvrir la fenêtre de composition. Pour ajouter des destinataires, saisissez les adresses électroniques d’un ou plusieurs contacts dans les champs “À”, “CC” ou “BCC”. Dès que vous commencez à saisir une adresse électronique, les contacts seront suggérés via l’auto-complétion. Vous pouvez également cliquer sur “À” pour sélectionner les contacts à ajouter à votre e-mail. Vous pouvez ajouter une signature en cliquant sur “Signatures” et des pièces jointes en cliquant sur “Pièces jointes”. Le menu déroulant “Options” vous permet de sélectionner Texte brut ou HTML, d’attribuer une priorité à votre courriel, de joindre une Vcard ou de demander un accusé de réception. Lorsque vous avez terminé de taper votre courriel, cliquez sur “Envoyer” dans le coin inférieur gauche.

To access the email settings, click on the circle icon with your profile picture or initials on the right side of the menu bar. A drop-down box will appear, and you can select “Settings”. Click on Mail on the right side. This section offers you basic settings for your email account. Additional settings are available in the subfolders “Compose”, “Signatures”, and “Filter Rules”.

You can create a new signature in the “Signatures” area in the Mail settings. Simply click on “Add new signature” and a pop up appears. Enter a name for your signature, type in your signature and select where you’d like your signature to appear from the drop-down menu at the bottom. After confirming with “Save” you can define which signature you would like to use for new emails, replies and forwards.

To reply to or forward an email, click on the email that you would like to reply to or forward to others. Click on Reply, Reply all or Forward. A new window opens, and you can type a message above the original email text. You can also comment on specific sentences or paragraphs within the email you reply to or forward. Simply place your curser in the desired location, press return and start typing in a new line. As you will see, your comments are highlighted to distinguish from the original email.

La section “Mise en page” du menu déroulant “Affichage” de la barre d’outils vous propose quatre façons différentes d’afficher vos courriels : Vertical, Compact, Horizontal et Liste. Vous pouvez modifier votre mise en page en cliquant sur le type d’affichage souhaité. Lorsque vous utilisez la vue en liste et qu’un courriel est ouvert, pour revenir à votre liste de courriels, vous devez cliquer sur “retour” sous la barre d’outils.

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers à votre boîte de réception pour gérer tous vos courriels entrants. Cliquez sur le menu déroulant “Ajouter un nouveau dossier”, puis sur le menu déroulant à côté du dossier “Boîte de réception”.
Dans le pop up, vous pouvez nommer votre nouveau dossier et ensuite cliquer sur “Ajouter”. Votre nouveau dossier est répertorié dans l’arborescence des dossiers de votre boîte de réception.

Select the email or multiple emails you’d like to move. Then just drag and drop from your email list to the designated folder.

La boîte de recherche est située dans le coin supérieur gauche. Dès que vous commencez à saisir un mot de recherche, OX App Suite vous propose des suggestions de recherche via l’auto-complétion. Vous pouvez choisir de rechercher le terme dans l’objet, le texte du courrier ou une adresse électronique. Vous pouvez également effectuer une recherche par dossier via la liste déroulante située à droite de la boîte de recherche. Les résultats de votre recherche s’affichent immédiatement dans votre liste d’adresses électroniques.

To set up an automatic reply to your emails while you are out of the office, click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click Mail on the left side of the screen. Under the Mail settings, click the Vacation notice box. Toggle the Vacation notice icon to turn on your vacation notice or select the Start and End dates to send your vacation notice. Then type your subject and message. When you are done, click Apply changes.

You can define an email address to which incoming emails get forwarded to automatically. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. Then click the Auto forward box. Toggle the auto forward button to on. Then type in the email address you’d like to forward emails to and decide whether you would like to keep a copy of the forwarded email. Then click Apply changes.

OX App Suite allows you to automatically save new email addresses while sending or receiving emails from unknown recipients. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. In the Behavior section, tick the box for “Automatically collect contacts in the folder “Collected addresses” while sending” and “Automatically collect contacts in the folder “collected addresses” while reading”. OX App Suite will now automatically save unknown email addresses to your Address Book.

The folder tree is located on the left side of your Email, Address Book and Calendar applications. If you don’t see your folders, click the double arrow icon in the bottom left corner or click “View” on the top right and select “Folder view” from the dropdown. In Mail, your standard email folders are listed first. Underneath you’ll find “My folders” which contains your personal email folders. You may have to click the arrow on the left of “My folders” to show your personal folders.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

Internet Explorer (Windows Only)

 

Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

Vous pouvez définir une adresse électronique vers laquelle les courriels entrants sont transférés automatiquement. Cliquez sur l’icône de votre profil et sélectionnez les paramètres dans le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez Courrier à gauche et cliquez sur Transfert automatique. Cliquez sur l’icône à côté de Redirection automatique pour l’activer. Saisissez l’adresse électronique vers laquelle vous souhaitez transférer les e-mails. Décidez si vous souhaitez conserver une copie de l’e-mail transféré, puis cliquez sur Appliquer les modifications.

Pour écrire un courriel, accédez à la rubrique “Courrier” et cliquez sur “Composer” pour ouvrir la fenêtre de composition. Pour ajouter des destinataires, saisissez les adresses électroniques d’un ou plusieurs contacts dans les champs “À”, “CC” ou “BCC”. Dès que vous commencez à saisir une adresse électronique, les contacts seront suggérés via l’auto-complétion. Vous pouvez également cliquer sur “À” pour sélectionner les contacts à ajouter à votre e-mail. Vous pouvez ajouter une signature en cliquant sur “Signatures” et des pièces jointes en cliquant sur “Pièces jointes”. Le menu déroulant “Options” vous permet de sélectionner Texte brut ou HTML, d’attribuer une priorité à votre courriel, de joindre une Vcard ou de demander un accusé de réception. Lorsque vous avez terminé de taper votre courriel, cliquez sur “Envoyer” dans le coin inférieur gauche.

Sélectionnez l’e-mail auquel vous souhaitez répondre ou transférer. Cliquez ensuite sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer et une nouvelle fenêtre apparaîtra avec toutes les fonctions familières de la fenêtre de composition d’un courriel (veuillez consulter la section “Comment écrire un courriel à un ou plusieurs destinataires” pour plus de détails). Vous pouvez également insérer des commentaires après des phrases ou des paragraphes spécifiques dans le courriel auquel vous répondez ou que vous transmettez. Il vous suffit de placer votre curseur à l’endroit souhaité, d’appuyer sur la touche Retour et de commencer à taper une nouvelle ligne. Comme vous le verrez, vos commentaires sont mis en évidence pour les distinguer du texte original du courriel.

La section “Mise en page” du menu déroulant “Affichage” de la barre d’outils vous propose quatre façons différentes d’afficher vos courriels : Vertical, Compact, Horizontal et Liste. Vous pouvez modifier votre mise en page en cliquant sur le type d’affichage souhaité. Lorsque vous utilisez la vue en liste et qu’un courriel est ouvert, pour revenir à votre liste de courriels, vous devez cliquer sur “retour” sous la barre d’outils.

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers à votre boîte de réception pour gérer tous vos courriels entrants. Cliquez sur le menu déroulant “Ajouter un nouveau dossier”, puis sur le menu déroulant à côté du dossier “Boîte de réception”.
Dans le pop up, vous pouvez nommer votre nouveau dossier et ensuite cliquer sur “Ajouter”. Votre nouveau dossier est répertorié dans l’arborescence des dossiers de votre boîte de réception.

Vous pouvez déplacer un courriel sélectionné vers un autre dossier en cliquant sur “Déplacer” dans le menu déroulant de la barre d’outils. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et vous permettra de naviguer jusqu’au dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le courriel. En outre, vous pouvez faire glisser et déposer un ou plusieurs courriels de la liste de diffusion dans un dossier de l’arborescence des dossiers.

Vous pouvez inclure plusieurs comptes de messagerie de plusieurs opérateurs en quelques secondes. Cliquez sur “Ajouter un compte de messagerie” dans l’arborescence des dossiers et saisissez l’adresse électronique et le mot de passe du compte de messagerie externe que vous souhaitez ajouter. Cliquez ensuite sur “Ajouter” et votre boîte de réception de courrier électronique externe s’affiche dans l’arborescence des dossiers.
Vous pouvez également envoyer des courriels en utilisant l’adresse électronique du compte nouvellement ajouté. Dans la zone de composition, vous pouvez sélectionner l’adresse électronique à partir de laquelle vous souhaitez envoyer votre courrier électronique dans le menu déroulant situé à côté du champ “De”.

Lorsque vous recevez un e-mail avec un fichier en pièce jointe, vous trouverez vos options pour manipuler un fichier à côté de la pièce jointe. Vous pouvez visualiser le fichier, le télécharger ou l’enregistrer sur le lecteur. Pour l’enregistrer sur le Drive, sélectionnez “Enregistrer sur le Drive” et choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez l’enregistrer.

Vous pouvez définir une adresse électronique vers laquelle les courriels entrants sont transférés automatiquement. Cliquez sur l’icône de votre profil et sélectionnez les paramètres dans le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez Courrier à gauche et cliquez sur Transfert automatique. Cliquez sur l’icône à côté de Redirection automatique pour l’activer. Saisissez l’adresse électronique vers laquelle vous souhaitez transférer les e-mails. Décidez si vous souhaitez conserver une copie de l’e-mail transféré, puis cliquez sur Appliquer les modifications.

OX App Suite allows you to automatically save new email addresses while sending or receiving emails from unknown recipients. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. In the Behavior section, tick the box for “Automatically collect contacts in the folder “Collected addresses” while sending” and “Automatically collect contacts in the folder “collected addresses” while reading”. OX App Suite will now automatically save unknown email addresses to your Address Book.

Cliquez sur Carnet d’adresses dans le lanceur de l’application. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur “Nouveau” et sélectionnez “Ajouter un contact” dans le menu déroulant. Remplissez les coordonnées du contact. Pour agrandir le formulaire, cochez la case “Afficher tous les champs” en bas. Vous pouvez également ajouter des images ou des fichiers de contact en tant que pièces jointes au contact. Cliquez sur “Enregistrer” et votre nouveau contact s’affiche dans le dossier approprié du carnet d’adresses.

OX App Suite vous permet d’enregistrer automatiquement de nouvelles adresses électroniques lors de l’envoi ou de la réception de courriels provenant de destinataires inconnus. Cliquez sur l’icône de votre profil et sélectionnez “Paramètres” dans le menu déroulant. Sélectionnez Courrier sur la gauche et dans la section “Comportement”, cochez la case “Recueillir automatiquement les contacts dans le dossier “Adresses collectées” lors de l’envoi. Cochez également la case à côté de “Recueillir automatiquement les contacts dans le dossier “Adresses collectées” pendant la lecture”. OX App Suite va maintenant enregistrer automatiquement toutes les adresses électroniques inconnues dans votre carnet d’adresses.

Click on the App launcher icon next to the red notification icon. Then select Calendar from the menu. Click on “New” in the Calendar’s toolbar. A new tab opens and lets you define a subject, location, date and time and much more. To add another participant start entering the participants name or email address in the “Add contact/resource” field. As soon as you start typing, auto completion offers you matching results to choose from. Click on “Create” to save the appointment.

You can repeat appointments on a specific rotation. When creating or editing an appointment, simply check the “Repeat” option. Here you can choose to repeat the appointment daily, weekly, monthly or yearly, and when you’d like the series to end.

Pour créer un nouveau rendez-vous, sélectionnez Calendrier dans le Lanceur d’application. Cliquez sur “Nouveau” dans la barre d’outils du Calendrier. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous permet de définir un sujet, un lieu, une date et une heure et bien plus encore. Pour ajouter un autre participant, commencez à entrer le nom ou l’adresse électronique du participant dans le champ “Ajouter un contact/une ressource”. Dès que vous commencez à taper, la saisie automatique vous offre la possibilité de choisir les résultats correspondants. Cliquez ensuite sur “Créer”.

Le calendrier offre une fonction permettant d’identifier facilement les créneaux horaires libres pour plusieurs participants. Dans le calendrier, vous pouvez cliquer sur “Programmation” dans la barre d’outils. Vous verrez votre liste de participants à gauche et leur calendrier à droite. Pour ajouter un participant, commencez à taper la personne dans le champ “Ajouter un participant” à gauche. Dès que vous commencez à taper, la fonction de remplissage automatique vous offre la possibilité de choisir les résultats correspondants. Les rendez-vous du participant sont immédiatement présentés dans le calendrier. Après avoir ajouté tous les participants, vous pouvez identifier un créneau horaire libre et créer un rendez-vous en cliquant sur la période et en la faisant glisser dans le calendrier. Cliquez ensuite sur “Créer un rendez-vous” dans le coin inférieur droit et la fenêtre de rendez-vous s’ouvrira pour que vous puissiez remplir les détails du rendez-vous. Les participants sont déjà inclus.
Vous pouvez également utiliser la fonction de planification en cliquant sur “Trouver un temps libre” dans la fenêtre de création d’un nouveau rendez-vous.

Pour organiser les rendez-vous d’une autre personne, vous devez disposer des autorisations appropriées dans son calendrier. Cette personne doit donc partager son calendrier et vous fournir des autorisations écrites. Pour partager votre calendrier avec d’autres personnes et ajuster les autorisations, cliquez sur l’icône menu latéral à côté de votre calendrier. Dans le menu déroulant, sélectionnez Permissions/Inviter des personnes et la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Ensuite, à côté du nom de l’utilisateur, cliquez sur Auteur et sélectionnez les autorisations appropriées. Si vous souhaitez que la personne puisse apporter des modifications à votre calendrier en votre nom, assurez-vous de sélectionner Auteur.

Dans OX Drive, vous pouvez trouver vos dossiers dans l’arborescence de dossiers à gauche, la barre d’outils à droite de la boîte de recherche et vos fichiers stockés dans les dossiers à droite de l’arborescence de dossiers. Pour ajouter un autre dossier ou sous-dossier, cliquez sur l’icône en forme de burger à côté de la section dans laquelle vous souhaitez ajouter votre nouveau dossier et sélectionnez “Ajouter un nouveau dossier” dans la liste déroulante. En outre, vous pouvez trouver “Ajouter un nouveau dossier” dans le menu déroulant “Nouveau” situé dans la barre d’outils.
Vous pouvez masquer ou afficher votre arborescence de dossiers via le menu déroulant “Affichage” situé à droite. Vous pouvez également modifier la disposition de votre OX Drive en utilisant les options disponibles dans le menu déroulant ” Affichage “.

Il existe trois types de fichiers différents : Mes fichiers, Fichiers publics et Fichiers partagés. Mes fichiers sont vos dossiers personnels pour vos fichiers. Les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos dossiers et fichiers personnels à moins que vous ne les partagiez avec eux. Les dossiers publics sont généralement constitués de fichiers qui présentent un intérêt commun pour tous les utilisateurs. Chaque utilisateur peut créer des dossiers publics et les partager avec d’autres utilisateurs. Si quelqu’un a partagé un dossier avec vous, vous le trouverez dans la section “Fichiers partagés” de l’arborescence des dossiers. En fonction des autorisations de dossiers définies par l’utilisateur qui a partagé les fichiers avec vous, vous pouvez lire et/ou modifier ces fichiers. Veuillez noter que s’il n’y a pas de dossiers publics ou partagés, les en-têtes de type de dossier ne s’affichent pas tant que quelqu’un n’a pas créé un dossier public ou en a partagé un avec vous.

OX Drive vous permet de prévisualiser les fichiers sans les télécharger. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez visualiser, et l’icône de visualisation apparaîtra dans la barre d’outils. Une fenêtre contextuelle s’affiche avec le fichier. L’aperçu vous fournit également des détails sur le fichier ouvert et des options supplémentaires : Vous pouvez télécharger, partager ou même modifier un fichier si possible. De nombreuses autres options sont disponibles – veuillez consulter le guide de l’utilisateur pour plus de détails.

Pour écouter votre musique ou vos vidéos, ouvrez les fichiers via l’icône de visualisation dans la barre d’outils. Cliquez sur l’icône de lecture dans l’aperçu pour lancer votre musique ou votre vidéo.

To edit a document from the Drive app, please browse to the specific file and folder within Drive. Select the document you would like to edit by clicking on it. A double click opens the text document in editing mode. You can also click on “Edit” in the toolbar to launch editing mode.
To edit a document without changing the original file, please use “Edit as new” from the burger dropdown menu within the toolbar. This allows you to create a new document and the original document is left untouched.

Pour télécharger un fichier spécifique du Drive, utilisez l’icône “Télécharger” dans la barre d’outils après avoir sélectionné un fichier spécifique. Veuillez noter que vous pouvez également synchroniser vos fichiers avec votre appareil local ou mobile. Cela signifie que vous n’avez plus besoin de télécharger des fichiers car vous aurez tous vos fichiers sur chaque appareil.

Il y a deux façons de télécharger des fichiers sur le Drive. Sur le Drive, vous pouvez naviguer jusqu’au dossier dans lequel vous souhaitez télécharger un fichier. Sélectionnez “Télécharger des fichiers” dans le menu déroulant “Nouveau” de la barre d’outils. Dans le menu déroulant, sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger et confirmez. Vous pouvez également sélectionner des fichiers à partir de votre appareil local et les glisser-déposer dans un dossier spécifique du lecteur. Pour télécharger une nouvelle version d’un fichier existant, veuillez sélectionner le fichier dans le Drive que vous souhaitez mettre à jour. Si vous avez activé “Détails du fichier” dans le menu déroulant “Affichage” de la barre d’outils, vous pouvez glisser et déposer la nouvelle version du fichier sélectionné depuis votre appareil local vers la zone “Détails”. Vous pouvez également cliquer sur “Télécharger la nouvelle version” dans la zone “Détails” pour rechercher le fichier local que vous souhaitez télécharger. Les deux options sont également disponibles en mode prévisualisation.

Vous pouvez glisser et déposer des fichiers d’un dossier à un autre. En outre, vous pouvez cliquer sur “Déplacer” dans le menu déroulant de la barre d’outils. Vous pouvez alors sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le fichier.

En haut de l’arborescence des dossiers, vous trouverez le champ de recherche. Dès que vous commencez à taper dans le champ de recherche, une liste déroulante apparaît et vous offre des options de recherche supplémentaires. Cliquez sur l’option que vous souhaitez rechercher. OX Drive lance la recherche et vous livre les résultats immédiatement.

Vous pouvez mettre à jour vos fichiers en téléchargeant de nouvelles versions de fichiers existants (voir “Comment télécharger un nouveau fichier sur OX Drive” pour plus de détails). Cela ne signifie pas que vos fichiers originaux sont remplacés et supprimés, OX Drive vous permet toujours d’accéder aux versions antérieures de vos fichiers. La section “Détails” et le mode de prévisualisation offrent un menu déroulant pour visualiser toutes les versions antérieures du document. En cliquant sur la liste déroulante à côté d’un fichier spécifique, vous disposez d’options supplémentaires : afficher, télécharger, en faire la version actuelle, supprimer la version et supprimer toutes les versions précédentes.

Pour partager un fichier avec des contacts internes ou externes, identifiez le fichier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur “Partager” dans la barre d’outils. Une liste déroulante vous offre deux options : vous pouvez soit “inviter des personnes” à consulter, créer et modifier vos fichiers (si possible), soit vous pouvez sélectionner “Créer un lien de partage” qui permet aux destinataires de ne consulter que les fichiers partagés. Les deux options donnent lieu à une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez ajouter des destinataires et un message et partager vos fichiers. Dans la fenêtre “Créer un lien de partage”, vous pouvez définir une date d’expiration et demander un mot de passe aux destinataires.

Oui, les autorisations définissent ce qu’un utilisateur peut faire avec un dossier particulier et son contenu. Les utilisateurs individuels ont certaines autorisations pour les dossiers. Afin de permettre à un autre utilisateur d’accéder à l’un de vos dossiers privés ou à un dossier public que vous gérez, vous devez lui accorder certaines autorisations pour ce dossier. Si vous cliquez sur le menu déroulant à côté d’un dossier spécifique dans l’arborescence des dossiers et que vous sélectionnez “Inviter des personnes / Permissions”, une fenêtre pop-up apparaît vous permettant de gérer les autorisations. Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs au dossier sélectionné. À côté des utilisateurs listés, vous pouvez sélectionner différents rôles et définir des détails pour chaque utilisateur. En bas de la fenêtre, vous pouvez également appliquer vos modifications à tous les sous-dossiers.

Oui, OX Drive n’est pas seulement disponible via OX App Suite, mais vous pouvez également télécharger une application pour votre PC ou votre ordinateur portable Windows et Mac. Il existe également des applications mobiles pour votre tablette et votre Smartphone.
Téléchargez et installez la version correcte de l’application OX Drive pour votre appareil mobile et suivez les instructions de l’assistant. Soyez prêt à entrer l’URL du serveur et vos informations d’identification pour le serveur.
Installation de l’application de bureau Windows :
OX Drive pour Windows est fourni dans OX App Suite via l’OX Updater.
Dans OX App Suite, allez dans “Paramètres” et ensuite “Téléchargements”. Cliquez maintenant sur “Télécharger le fichier d’installation (pour Windows)” sous “Updater”. Exécutez le fichier.
Installation de l’application de bureau Mac OS :
https://itunes.apple.com/us/app/ox-drive/id818195014?l=de&ls=1&mt=12
Application OX Drive pour votre appareil iOS :
https://itunes.apple.com/app/ox-drive/id798570177?mt=8
Application OX Drive pour votre appareil Android :
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.openexchange.drive.vanilla

Une fois que vous avez téléchargé l’application OX Drive et que vous l’avez lancée pour la toute première fois, un assistant de configuration vous accueille et vous guide à travers les fonctions et caractéristiques les plus importantes. Il existe plusieurs options utiles pour permettre à OX Drive de vous prendre en charge sur votre appareil mobile sans consommer trop de votre bande passante ou de votre batterie.

Le Photostream télécharge automatiquement les photos de votre tablette ou de votre Smartphone vers OX Drive. Si cette option est activée, vous pouvez configurer si le Photostream doit télécharger chaque photo disponible surle OX Drive ou seulement les nouvelles photos prises par vous. Des options supplémentaires telles que “téléchargement uniquement lorsque connecté au wifi” préservent votre appareil mobile et votre plan de données.

Rendez-vous à l’application Texte, cliquez sur “Nouveau document texte” dans la barre d’outils ou cliquez sur “Document texte vierge” dans la section “Nouveau à partir d’un modèle”. Pour utiliser un modèle, cliquez sur un modèle dans la section “Nouveau à partir d’un modèle”. Le document s’ouvre et vous pouvez maintenant créer votre document texte à l’aide de la barre d’outils située en haut. Pour modifier le document, utilisez les techniques courantes de vos applications Office habituelles. Pour terminer, cliquez sur l’icône “Fermer le document” sur le côté droit de la barre de menu de l’Office. Vos modifications sont enregistrées automatiquement, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier des pertes de connexion à Internet. Pour enregistrer votre document dans un dossier spécifique et avec un nom spécifique, cliquez sur “Enregistrer sous” dans le menu déroulant “Enregistrer dans le disque” de la barre d’outils “Fichier”. Vous pouvez utiliser la même procédure pour créer une nouvelle feuille de calcul et une nouvelle présentation avec les applications Tableur et Présentation.

Pour créer un nouveau document texte, tableur ou présentation dans l’application Drive, veuillez cliquer sur “Nouveau document texte”, “Nouveau tableur” ou “Nouvelle présentation” dans le menu déroulant “Nouveau” de la barre d’outils. Le document s’ouvre et vous pouvez maintenant créer votre document texte, feuille de calcul ou présentation en utilisant la barre d’outils en haut. Pour modifier le document, utilisez les techniques courantes de vos applications Office habituelles. Pour terminer, cliquez sur l’icône “Fermer le document” sur le côté droit de la barre de menu de l’Office.

Pour modifier un document texte, un tableur ou une présentation existants, cliquez sur “Ouvrir un document texte”, “Ouvrir un tableur” ou “Ouvrir une présentation” dans la barre d’outils de l’application appropriée. Sélectionnez le document que vous souhaitez ouvrir dans la fenêtre “Ouvrir un document” qui s’affiche et confirmez en cliquant sur “Ouvrir”. Votre document texte, feuille de calcul ou présentation apparaît, et vous pouvez commencer à l’éditer.
Vous pouvez également ouvrir des documents récemment modifiés à partir de la barre latérale “Documents récents” dans l’application Texte, Tableur ou Présentation.

Pour éditer un document à partir de l’application Drive, veuillez naviguer vers le fichier et le dossier spécifique dans le Drive. Sélectionnez le document que vous souhaitez éditer en cliquant dessus. Un double clic ouvre le document texte en mode édition. Vous pouvez également cliquer sur “Editer” dans la barre d’outils pour lancer le mode édition.
Pour éditer un document sans modifier le fichier d’origine, veuillez utiliser “Editer comme nouveau” dans le menu déroulant dans la barre d’outils. Cela vous permet de créer un nouveau document et le document original reste inchangé.

Ouvrez un document texte, une feuille de calcul ou une présentation vierge, nouveau ou existant. Créez et mettez en forme le modèle que vous souhaitez ajouter. Une fois votre modèle terminé, cliquez sur “Enregistrer comme modèle” dans le menu déroulant “Enregistrer dans le disque” de la barre d’outils “Fichier”. Saisissez un nom de fichier et cliquez sur “Enregistrer”. Votre nouveau modèle apparaît dans la zone “Nouveau modèle” de l’application “Texte, tableur ou présentation”.

Créez un nouveau document ou ouvrez un document existant. Assurez-vous que les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez modifier le document ont les autorisations nécessaires pour modifier ce document spécifique. L’utilisateur qui crée le document ou l’ouvre en premier a les autorisations de modification du document. Cet utilisateur est appelé éditeur. Chaque utilisateur qui ouvre ensuite le document obtient des autorisations de lecture. Ces utilisateurs sont appelés ” spectateurs “.
Après avoir ouvert le document, les utilisateurs peuvent voir qui est en train de l’éditer. Chaque changement que l’éditeur applique au document sera visible pour les spectateurs. Chaque utilisateur peut voir les curseurs des autres utilisateurs. Les curseurs sont mis en évidence avec des couleurs différentes. Pour voir le nom de l’utilisateur, passez le curseur sur le document. Vous pouvez également afficher la liste des collaborateurs qui ont ouvert le document. Cliquez sur le menu déroulant “Afficher” dans la barre d’outils et activez la case à cocher “Afficher les collaborateurs”.
Un spectateur peut devenir éditeur en demandant des autorisations d’édition via “Editer” dans la barre d’outils. Dès que l’éditeur précédent a terminé les modifications, le serveur transfère les autorisations d’édition au nouvel éditeur. Pour terminer le travail de collaboration sur le document, l’éditeur actuel doit cliquer sur l’icône “Fermer le document” sur le côté droit de la barre de menu de l’Office.

Sending an email is like sending a letter in the mail without sealing the envelope. This means that anyone can read your email with very little effort. OX Guard based on PGP gives you the ability to send your emails and files securely.
PGP (Pretty Good Privacy) uses two keys to encrypt your data, the first key (a public key) is used to encrypt the data and a separate key (the private key) is used to decrypt it. Just like the names suggest, you’ll share your public key with others so that they can send you encrypted messages or files, while keeping your private key secret so that you can decrypt the data. Your private key also lets you add your digital signature to emails, which means recipients can be sure that you actually sent the email.

To encrypt your emails, files and folders, OX Guard uses PGP, the world’s most powerful, popular, efficient and open security standard available. This means, your data is as safe as it can be nowadays. (For more information on PGP please see “What is PGP?”)

There are two options for setting up your Guard account:
When you use any of the available encryption functions within OX App Suite for the very first time, a dialogue box pops up and guides you through the set up process. Simply define a password and a secondary email address and you are ready to go.
Of course, you can also set up your account in the settings area by accessing the Guard Security Settings within the settings menu.

Keeping track of numerous passwords is difficult for anyone so we understand that you may forget your Guard password. It’s easy to reset your Guard password since you have defined a secondary email address during the set up process.
To reset your password simply browse to the Guard Security Settings within the settings menu and click on “Reset password”. A temporary new password will be sent to your secondary email address. If you did not define a secondary email address, the password will be sent to your primary email address. Once you receive your temporary new password, please change your password immediately. (Please see “How do I change my Guard security password?” for details)

We recommend changing your Guard security password from time to time. To change your existing or temporary Guard security password browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Change password”, enter your current or temporary password and define a new password. Then click “Change “.

Your secondary email address is needed to reset your password. If you forget your password, a temporary password will be sent to your secondary email address. Please note: if you did not define a secondary email address, the temporary password will be sent to your primary email address – this is a less secure method. To define or change your secondary email address, please browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Set email address for reset” you need to enter your current OX Guard security password. Then you can define a new secondary email address.

You should encrypt an email whenever you would like to ensure that your message will stay private between you and your recipient(s). To encrypt an email simply click on the lock icon when composing a new email. Alternatively, you can click on “Secure” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also send all of your emails encrypted by default. (Please see “Can I send all of my outgoing emails encrypted?” for details)

If you would like to use OX Guard for all your outgoing emails per default, simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default to send encrypted when composing email” will enable OX Guard for all new emails.

Signing your emails is another step in building a trusted email relationship with your recipients. Your digital signature implies that the email actually was sent by you. To add your digital signature to a new email, please click on “Sign” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also add your digital signature to all of your outgoing emails per default. Simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default adding signature to outgoing mails” will add your digital signature to all your new emails.

Of course! Sending encrypted emails to external recipients follows the same steps as sending encrypted emails to recipients within OX App Suite. The only difference is that after clicking on “Send Secure” a dialogue box appears offering you the choice to add a personalized message to your encrypted email to let your recipients know what the encryption is all about.
The recipients will receive an email in guest mode. When they click on the email to read it, they will be prompted to set up their Guard password and secondary email address. Once they enter their new password and email address and click OK, they’ll be able to read the secure email. They can use this password for any other secure emails they receive.

When you receive an encrypted email you will see a dialogue box asking you for your Guard Security password to decrypt the message. Simply enter your password and confirm to view the content.

To encrypt files please select the specific file in Drive that you’d like to encrypt. Click the “More actions” icon and select “Encrypt” from the drop-down menu within the toolbar. A lock icon next to your file indicates the file is encrypted. Whenever you would like to open this file you need to insert your Guard Security password in the appearing dialogue box.
To decrypt the file again please click on “Remove Encryption” in the “More actions” drop down menu within the toolbar. Confirm the decryption by entering your Guard Security password. The lock icon next to the file disappears.

In order to send and receive encrypted emails changes to the advanced settings are usually not required. If you are already use PGP and you would like to transfer your Guard PGP key or upload other PGP keys, please browse to the Guard Settings, a subfolder of the Security Settings within the settings menu. The sections “Keys” offer various options for working with PGP Keys. Please see the user guide for more details.

Sélectionnez la tâche dans la liste des tâches et cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant modifier les informations de cette tâche en y ajoutant de nouvelles informations. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Dans le portail, cliquez sur “Ajouter un widget” dans le coin supérieur droit. Sélectionnez le widget que vous souhaitez ajouter. Entrez ensuite les informations nécessaires et cliquez sur “Enregistrer”. Le nouveau widget apparaîtra sur votre portail. Pour supprimer un widget, il suffit de cliquer sur l’icône “x” dans le coin supérieur droit du widget.

Conseil : vous pouvez également sauvegarder des e-mails importants, des fichiers du disque dur ou ajouter des photos à votre portail. Pour enregistrer un e-mail, cliquez sur l’icône “Plus d’actions” et sélectionnez “Ajouter au portail”. Votre e-mail sera enregistré en tant que widget dans votre portail. Dans le Drive, sélectionnez un fichier à enregistrer sur votre portail et cliquez sur le menu déroulant “Plus d’actions”. Sélectionnez “Ajouter au portail” pour enregistrer le fichier dans votre portail. Suivez le même processus pour ajouter des photos ou tout autre fichier à votre portail.

Vous pouvez ajouter et supprimer des widgets dans votre portail (voir “Comment ajouter de nouveaux widgets au portail” pour plus de détails). Vous pouvez également modifier l’ordre de vos widgets en les déplaçant. Il vous suffit de faire glisser et de déposer les widgets à l’endroit souhaité. Vous pouvez également personnaliser les couleurs des widgets et des paramètres supplémentaires sont disponibles en cliquant sur “Personnaliser cette page” dans le coin supérieur droit du Portail.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

Internet Explorer (Windows Only)

 

Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

Printing is easy with OX App Suite. Select the email message that you’d like to print, then click the “More actions” icon from within the email or from the menu bar and select Print from the dropdown menu. If you would like to print a contact, select the contact or multiple contacts that you want to print, then click on “More actions” and select Print from the dropdown menu. If you want to print a task, select that task and then click on the “More actions” icon and select Print from the dropdown menu.

Whether you use a Mac or a PC, you can easily adjust the size of the text in OX App Suite. Windows users press ‘Ctrl’ + ‘+’ (plus) on your keyboard to zoom in, press ‘Ctrl’ + ‘-’ (minus) to zoom out, and press ‘Ctrl’ + ‘0’ (zero) to return to default text size. Mac users press ‘Command’ + ‘+’ (plus) on your keyboard to zoom in, press ‘Command’ + ‘-’ (minus) to zoom out, and press ‘Command’ + ‘0’ to return to return the text to its default size.

Oui, OX App Suite est disponible sur tous vos appareils. Chaque fois que vous êtes connecté à l’internet, vous pouvez accéder à OX App Suite via votre navigateur. OX App Suite reconnaît automatiquement votre appareil et s’adapte à la taille de l’écran.

Pour vous déconnecter d’OX App Suite, cliquez sur l’icône du profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez “Déconnexion” dans le menu déroulant.

OX App Suite fournit des notifications de bureau dans votre navigateur. Il vous sera demandé si vous souhaitez activer les notifications sur le bureau une fois. Si les notifications sur le bureau sont activées, vous recevrez une notification lorsque vous recevrez de nouveaux courriels ou des invitations à des rendez-vous, même si vous ne travaillez pas actuellement dans votre navigateur. Lorsque vous avez des courriels non lus, un point rouge apparaîtra au-dessus de l’icône de courrier dans votre barre d’outils. De plus, le nombre de courriels non lus se trouve à droite du dossier Boîte de réception. Le nombre de notifications de rendez-vous, de rappels et de tâches sera affiché dans une icône rouge sur le côté droit de la barre de menu. Cliquez sur l’icône pour afficher vos notifications. À partir de cette zone, vous pouvez également accepter ou refuser des rendez-vous ou marquer des tâches comme étant effectuées.