Frequently Asked Questions

Clicca sull’icona del profilo nell’angolo in alto a destra e seleziona “Impostazioni” dal menu dropdown. In “Impostazioni di base” puoi cambiare la Lingua e il Fuso orario. Puoi anche selezionare quali icone di avvio veloce mostrare nella barra degli strumenti. Infine, puoi modificare i tuoi dati di contatto cliccando su “I miei dati di contatto”.

OX App Suite è disponibile in più lingue. Per cambiare la lingua, clicca sull’icona del profilo nell’angolo in alto a destra e seleziona “Impostazioni” dal menu dropdown. Sotto “Impostazioni di base” nell’area impostazioni. Seleziona una lingua dal menu dropdown vicino a “Lingua”. Per attivare la lingua selezionata, devi disconnetterti ed effettuare nuovamente il login.

Per scrivere un’email, naviga in Posta e clicca su “Componi” per aprire la finestra di composizione. Per aggiungere dei destinatari, scrivi l’indirizzo email di uno o più contatti nei campi “A”, “CC” o “CCN”. Non appena cominci ad inserire un indirizzo email, i contatti verranno suggeriti con il completamento automatico. Puoi anche cliccare su “A” per selezionare i contatti da aggiungere alla tua email. Puoi aggiungere una firma cliccando su “Firme” e allegati cliccando su “Allegati”. Le “Opzioni” sul menu dropdown ti permettono di selezionare Testo Normale o HTML, dare delle priorità alla tua email, allegare Vcard o richiedere la conferma di ricezione e lettura. Quando hai finito di scrivere la tua email, clicca su Invia nell’angolo in basso a sinistra.

To access the email settings, click on the circle icon with your profile picture or initials on the right side of the menu bar. A drop-down box will appear, and you can select “Settings”. Click on Mail on the right side. This section offers you basic settings for your email account. Additional settings are available in the subfolders “Compose”, “Signatures”, and “Filter Rules”.

You can create a new signature in the “Signatures” area in the Mail settings. Simply click on “Add new signature” and a pop up appears. Enter a name for your signature, type in your signature and select where you’d like your signature to appear from the drop-down menu at the bottom. After confirming with “Save” you can define which signature you would like to use for new emails, replies and forwards.

To reply to or forward an email, click on the email that you would like to reply to or forward to others. Click on Reply, Reply all or Forward. A new window opens, and you can type a message above the original email text. You can also comment on specific sentences or paragraphs within the email you reply to or forward. Simply place your curser in the desired location, press return and start typing in a new line. As you will see, your comments are highlighted to distinguish from the original email.

The “Layout” section in the “View” drop down menu in the toolbar offers you four different ways to display your emails: vertical, compact, horizontal and list. You can change your layout by clicking on the desired view type. When using List view and have an email open, in order to return to your email list you have to click “back” underneath the toolbar.

You can add subfolders to your email inbox to manage all your incoming emails. Click the burger icon next to the folder “Inbox”, and then click on “Add new folder” in the dropdown. Enter a name for the new folder and click on “Add”. Your new folder will appear in your folder tree.

Select the email or multiple emails you’d like to move. Then just drag and drop from your email list to the designated folder.

The search box is located in the upper left corner. As soon as you start entering a search word OX App Suite offers you suggested searches via auto completion. You can choose to search for the term in the subject, the mail text or as an attachment in file names. You can also search by folder via the dropdown located to the right of the search box. Your search results are displayed immediately in your email list.

To set up an automatic reply to your emails while you are out of the office, click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click Mail on the left side of the screen. Under the Mail settings, click the Vacation notice box. Toggle the Vacation notice icon to turn on your vacation notice or select the Start and End dates to send your vacation notice. Then type your subject and message. When you are done, click Apply changes.

You can define an email address to which incoming emails get forwarded to automatically. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. Then click the Auto forward box. Toggle the auto forward button to on. Then type in the email address you’d like to forward emails to and decide whether you would like to keep a copy of the forwarded email. Then click Apply changes.

OX App Suite allows you to automatically save new email addresses while sending or receiving emails from unknown recipients. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. In the Behavior section, tick the box for “Automatically collect contacts in the folder “Collected addresses” while sending” and “Automatically collect contacts in the folder “collected addresses” while reading”. OX App Suite will now automatically save unknown email addresses to your Address Book.

The folder tree is located on the left side of your Email, Address Book and Calendar applications. If you don’t see your folders, click the double arrow icon in the bottom left corner or click “View” on the top right and select “Folder view” from the dropdown. In Mail, your standard email folders are listed first. Underneath you’ll find “My folders” which contains your personal email folders. You may have to click the arrow on the left of “My folders” to show your personal folders.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

Internet Explorer (Windows Only)

 

Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

Per scrivere un’email, naviga in Posta e clicca su “Componi” per aprire la finestra di composizione. Per aggiungere dei destinatari, scrivi l’indirizzo email di uno o più contatti nei campi “A”, “CC” o “CCN”. Non appena cominci ad inserire un indirizzo email, i contatti verranno suggeriti con il completamento automatico. Puoi anche cliccare su “A” per selezionare i contatti da aggiungere alla tua email. Puoi aggiungere una firma cliccando su “Firme” e allegati cliccando su “Allegati”. Le “Opzioni” sul menu dropdown ti permettono di selezionare Testo Normale o HTML, dare delle priorità alla tua email, allegare Vcard o richiedere la conferma di ricezione e lettura. Quando hai finito di scrivere la tua email, clicca su Invia nell’angolo in basso a sinistra.

Seleziona un’email alla quale vuoi rispondere o che vuoi inoltrare. Poi clicca su Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra e si aprirà una nuova finestra con tutte le funzioni familiari della finestra di composizione dell’email (ti invitiamo a leggere “Come scrivo un’email ad uno o più destinatari” per maggiori dettagli). Puoi anche fare commenti su frasi specifiche o paragrafi nella email cui stai rispondendo o che stai inoltrando. Basta mettere il tuo cursore nel posto desiderato, premere Indietro ed iniziare a scrivere in una nuova linea. Come vedrai, i tuoi commenti sono evidenziati per distinguerli dal testo dell’email originale.

La sezione “Layout” nell’opzione “Visualizzazione” del menu dropdown nella barra degli strumenti ti offre quattro modalità diverse di visualizzazione delle email: Verticale, Compatta, Orizzontale e Lista. Puoi modificare il tuo layout cliccando sul tipo di visualizzazione desiderato. Quando usi la visualizzazione Lista e hai un’email aperta, per ritornare alla lista, devi cliccare su “indietro” sotto la barra degli strumenti.

Puoi aggiungere delle sotto-cartelle alla tua casella di posta in arrivo per gestire tutte le tue email in arrivo. Clicca sull’icona a forma di burger vicina alla cartella “Posta in arrivo”, e poi clicca su “Aggiungi nuova cartella” nel dropdown. Nel pop up puoi denominare la tua nuova cartella e poi cliccare su “Aggiungi”. La tua nuova cartella si trova ora nell’albero delle cartelle della casella di posta in arrivo.

Puoi spostare un’email selezionata in un’altra cartella cliccando su “Sposta” nel menu dropdown nella barra degli strumenti. Si aprirà un pop up che ti permette di sfogliare nella cartella in cui vuoi spostare l’email. Inoltre, puoi trascinare e rilasciare una o più email dalla lista delle email nella cartella nell’albero delle cartelle.

Puoi includere degli account da molti altri servitori di servizi di posta elettronica in qualche secondo. Clicca su “Aggiungi un account di posta elettronica” nell’albero delle cartelle e inserisci l’indirizzo email e la password dell’account email esterno che intendi aggiungere. Poi clicca su Aggiungi e la tua posta in arrivo esterna sarà mostrata nell’albero delle cartelle.
Puoi anche inviare email usando l’indirizzo email dell’account appena aggiunto. Nel box della composizione puoi selezionare gli indirizzi email a cui vuoi inviare la tua email dal menu dropdown vicino al campo “Da”.

Quando ricevi un’email con un allegato, vedrai delle opzioni per lavorare con il file allegato. Puoi aprire questo file, scaricarlo o salvarlo sul Drive. Per salvarlo sul Drive, seleziona “Salva su Drive” e scegli la cartella dove salvarlo.

Puoi definire un indirizzo email al quale le email in arrivo vengono inoltrate automaticamente. Clicca sull’icona del tuo profilo e seleziona le impostazioni dal menu dropdown. Poi seleziona Posta sulla sinistra e clicca su Inoltro automatico. Clicca l’icona vicino all’Inoltro automatico per attivarlo. Scrivi nell’indirizzo email cui vuoi inoltrare delle email. Decidi se vuoi tenere una copia dell’email inoltrata e poi clicca su Applica cambiamenti.

OX App Suite allows you to automatically save new email addresses while sending or receiving emails from unknown recipients. Click on the circle icon with your profile picture or initials and select settings from the dropdown. Click on Mail on the left side of your screen. In the Behavior section, tick the box for “Automatically collect contacts in the folder “Collected addresses” while sending” and “Automatically collect contacts in the folder “collected addresses” while reading”. OX App Suite will now automatically save unknown email addresses to your Address Book.

Clicca su Rubrica sull’App launcher. Per creare un nuovo contatto, clicca su “Nuovo” e seleziona “Aggiungi contatto” dal menu dropdown. Compila i dettagli del contatto. Per aprire il formulario, seleziona la casella “mostra tutti i campi” nella parte inferiore. Puoi anche aggiungere delle immagini al contatto o dei file come allegati al contatto. Clicca su “Salva” e il tuo nuovo contatto viene visualizzato nell’adeguata cartella della Rubrica.

OX App Suite ti permette di salvare automaticamente nuovi indirizzi email mentre invii o ricevi email da mittenti o destinatari sconosciuti. Clicca sull’icona del profile e seleziona Impostazioni dal menu dropdown. Seleziona Posta sulla sinistra e nella sezione “Comportamento”, seleziona la casella “Raccogli automaticamente i contatti nella cartella “Indirizzi Raccolti” mentre effettui l’invio. Seleziona anche la casella “Raccogli automaticamente i contatti nella cartella “Indirizzi Raccolti” mentre effettui la lettura. OX App Suite salva quindi automaticamente tutti gli indirizzi email sconosciuti alla tua Rubrica.

Click on the App launcher icon next to the red notification icon. Then select Calendar from the menu. Click on “New” in the Calendar’s toolbar. A new tab opens and lets you define a subject, location, date and time and much more. To add another participant start entering the participants name or email address in the “Add contact/resource” field. As soon as you start typing, auto completion offers you matching results to choose from. Click on “Create” to save the appointment.

You can repeat appointments on a specific rotation. When creating or editing an appointment, simply check the “Repeat” option. Here you can choose to repeat the appointment daily, weekly, monthly or yearly, and when you’d like the series to end.

Per creare un nuovo appuntamento, seleziona Calendario dalla App Launcher. Clicca su “Nuovo” nella barra degli strumenti del Calendario. Si apre una nuova finestra e puoi quindi stabilire un oggetto, un luogo, la data e l’ora e molto altro. Per aggiungere un altro partecipante inizia ad inserire il nome o l’indirizzo email del partecipante nel campo “Aggiungi contatto/risorsa”. Non appena cominci a scrivere, il completamento automatico ti offre i risultati corrispondenti tra cui scegliere. Poi clicca su “Crea”.

Il Calendario offre una funzione per identificare facilmente il tempo libero per più di un partecipante. Nel calendario, puoi cliccare su “Pianificazione” nella barra degli strumenti. Vedrai la tua lista dei partecipanti sulla sinistra e i loro calendari sulla destra. Per aggiungere un partecipante, comincia a scrivere la persona nel campo “Aggiungi partecipante ” a sinistra. Non appena cominci a scrivere, il completamento automatico ti offre i risultati corrispondenti tra cui scegliere. Gli appuntamenti dei partecipanti vengono subito visualizzati nel calendario. Dopo che hai aggiunto tutti i partecipanti, puoi identificare una banda oraria libera e creare un appuntamento cliccando sul lasso di tempo e trascinandolo nel calendario. Poi clicca su “Crea appuntamento” nell’angolo in basso a destra e si aprirà la finestra dell’appuntamento in modo che tu possa inserire i dettagli dell’appuntamento. I partecipanti sono già inclusi.
Puoi anche usare la funzionalità di pianificazione cliccando su “Trova un orario libero” nella finestra di creazione di un nuovo appuntamento.

Per organizzare gli appuntamenti di un’altra persona, devi avere i permessi adeguati al suo calendario. Questa persona deve quindi condividere il suo calendario e darti il permesso di creare e gestire il calendario. Per condividere il tuo calendario con altre persone e dare permessi clicca sull’icona a forma di hamburger vicina al tuo calendario. Dal dropdown seleziona Permessi/Invita Persone e la persona con cui vuoi condividere il tuo calendario. Poi vicino al nome dell’utente clicca Autore e seleziona i permessi adeguati. Se vuoi che la persona possa fare delle modifiche nel tuo calendario al tuo posto, allora assicurati di selezionare Autore.

In OX Drive puoi trovare le tue cartelle nell’albero delle cartelle sulla sinistra, la barra degli strumenti a destra del box di ricerca e i tuoi file archiviati in cartelle a destra dell’albero delle cartelle. Per aggiungere un’altra cartella o sotto-cartella clicca l’icona burger vicina alla sezione dove vuoi aggiungere la tua nuova cartella e seleziona “Aggiungi nuova cartella” dal dropdown. Inoltre, puoi trovare “Aggiungi nuova cartella” nel menu dropdown “Nuovo” che si trova nella barra degli strumenti.
Puoi nascondere o mostrare il tuo albero delle cartelle tramite il menu dropdown “Visualizza” a destra. Puoi anche cambiare il layout del tuo OX Drive usando le opzioni disponibili nel dropdown “Visualizza”.

Ci sono tre diversi tipi di file disponibili: I miei file, I file pubblici e I file condivisi. I miei file sono le tue cartelle personali per i tuoi file. Gli altri utenti non possono visualizzare le tue cartelle e i tuoi file personali a meno che tu non li condivida con loro. Le cartelle pubbliche di solito consistono in file che sono di interesse comune per tutti gli utenti. Ogni utente può creare cartelle pubbliche e condividerle con altri utenti. Se qualcuno condivide una cartella con te, la troverai nella sezione “File condivisi” dell’albero delle cartelle. A seconda dei permessi della cartella stabiliti dall’utente che l’ha condivisa con te, puoi leggere e/o modificare questi file. Non dimenticare che se non ci sono cartelle pubbliche o condivise, le loro impostazioni della cartella tipo non vengono mostrate fin quando qualcuno crea una cartella pubblica o condivide una cartella con te.

OX Drive ti permette di visualizzare in anteprima i file senza scaricarli. Clicca sul file che vuoi visualizzare, e l’icona di visualizzazione apparirà nella barra degli strumenti. Appare un pop up con il file. L’anteprima ti offre anche i dettagli sul file aperto e le opzioni supplementari: puoi scaricare, condividere o anche modificare un file se possibile. Sono disponibili molte altre opzioni – ti preghiamo di leggere la Guida del’utente per maggiori dettagli.

Per ascoltare musica o guardare video, apri i file tramite l’icona di visualizzazione nella barra degli strumenti. Clicca sull’icona play nell’anteprima per avviare la musica o il video.

Per modificare un documento in OX Drive sfoglia i documenti fino al file o alla cartella che desideri. Seleziona il documento che vuoi modificare cliccandoci sopra. Con un doppio click si apre il documento di testo nella modalità di modifica. Puoi anche cliccare su “Modifica” nella barra degli strumenti per lanciare la modalità di modifica.

Per modificare un documento senza toccare il file originale, basta usare “Modifica come nuovo” dal menu dropdown nella barra degli strumenti. Questo ti permette di creare un nuovo documento mentre quello originale resta intatto.

Per scaricare un file specifico da Drive, usa l’icona “Scaricare” nella barra degli strumenti dopo aver selezionato un file specifico. Non dimenticare che puoi anche sincronizzare i tuoi file con il tuo dispositivo locale o mobile. Questo significa che non devi più scaricare file per poterli avere tutti su ogni dispositivo.

Ci sono due modi per caricare dei file su OX Drive. In OX Drive puoi sfogliare nella cartella in cui vuoi caricare un file. Seleziona “Caricare file” dal dropdown “Nuovo” nella barra degli strumenti. Nel pop up seleziona il file che vuoi caricare e conferma. Puoi anche selezionare dei file dal tuo dispositivo locale e trascinarli e rilasciarli in una specifica cartella del drive. Per caricare una nuova versione di un file esistente, ti invitiamo a selezionare il file nel OX Drive che vorresti aggiornare. Se hai abilitato i “Dettagli del File” nel dropdown “Visualizza” nella barra degli strumenti, puoi trascinare e rilasciare la nuova versione del file selezionato dal tuo dispositivo locale all’area “Dettagli”. Puoi anche cliccare su “Carica la nuova versione” nell’area “Dettagli” per fare il browse al file locale che vuoi caricare. Entrambe le opzioni sono disponibili anche nella modalità anteprima.

Puoi aggiornare i tuoi file caricando nuove versioni di file esistenti (ti invito a leggere “Come carico un nuovo file su OX Drive?” per maggiori dettagli). Ciò non vuol dire che i tuoi file originali vengono sostituiti ed eliminati, OX Drive ti permette comunque di accedere alle versioni precedenti dei tuoi file. La sezione “Dettagli” e la modalità di anteprima offre un dropdown per visualizzare tutte le versioni precedenti del documento. Cliccando sul dropdown vicino ad un file specifico ottieni delle altre opzioni: visualizza, scarica, rendi questa la versione attuale, elimina versione ed elimina tutte le versioni precedenti.

Sulla parte superiore dell’albero delle cartelle, troverai il campo di ricerca. Non appena cominci a scrivere nel campo di ricerca appare un dropdown che ti offre ulteriori opzioni di ricerca. Clicca sull’opzione con cui intendi effettuare la ricerca. OX Drive comincia la ricerca e fa apparire immediatamente i risultati.

Puoi aggiornare i tuoi file caricando nuove versioni di file esistenti (ti invito a leggere “Come carico un nuovo file su OX Drive?” per maggiori dettagli). Ciò non vuol dire che i tuoi file originali vengono sostituiti ed eliminati, OX Drive ti permette comunque di accedere alle versioni precedenti dei tuoi file. La sezione “Dettagli” e la modalità di anteprima offre un dropdown per visualizzare tutte le versioni precedenti del documento. Cliccando sul dropdown vicino ad un file specifico ottieni delle altre opzioni: visualizza, scarica, rendi questa la versione attuale, elimina versione ed elimina tutte le versioni precedenti.

Per condividere un file con contatti interni o esterni, individua il file che desideri condividere, poi clicca su “Condividi’” nella barra degli strumenti. Un dropdown ti offre due opzioni: o puoi “invitare le persone” a visualizzare, creare e modificare i tuoi file (se possibile) oppure puoi selezionare “Crea un link di condivisione” che permette ai destinatari soltanto di visualizzare i file condivisi. Entrambe le opzioni risultano in un pop up dove puoi aggiungere dei destinatari e un messaggio e condividere i tuoi file. Nel popup “Crea un link di condivisione” puoi impostare una data di scadenza e richiedere una password per i destinatari.

Si, i permessi definiscono cosa un utente può fare con una determinata cartella e il suo contenuto. Singoli utenti hanno i permessi per una determinata cartella. Per permettere ad un altro utente di accedere ad una delle tue cartelle private o ad una cartella pubblica che tu gestisci, devi concedere all’utente alcuni permessi per quella cartella. Se clicchi sul menu dropdown vicino ad una specifica cartella e nell’albero delle cartelle e selezioni “Invita persone / Permessi”, appare un pop up che ti permette di gestire i permessi. Puoi anche aggiungere nuovi utenti nella cartella selezionata. Vicino agli utenti presenti nella lista puoi selezionare ruoli diversi e definire dettagli per ogni utente. Nella parte bassa del pop up puoi anche applicare le tue regole a tutte le sotto-cartelle.

Si, OX Drive non è disponibile solo tramite OX App Suite, ma puoi anche scaricare una app per il tuo Windows e Mac PC o computer portatile. Ci sono anche app per Tablet e Smartphone. Scarica ed installa la corretta app OX Drive per il tuo dispositivo mobile e segui le istruzioni della procedura guidata. Preparati a inserire il server URL e le tue credenziali per il server.

Installazione della app Windows Desktop:

L’OX Drive per Windows viene fornito all’interno di OX App Suite tramite l’OX Updater.

In OX App Suite vai su “Impostazioni” e poi su “Prodotti scaricati”. Ora clicca “Scarica il file di installazione (per Windows)” sotto “Updater”. Gestisci il file.

Installazione di app Mac OS Desktop:

https://itunes.apple.com/us/app/ox-drive/id818195014?l=de&ls=1&mt=12

App OX Drive per il tuo Dispositivo iOS:

https://itunes.apple.com/app/ox-drive/id798570177?mt=8

App OX Drive per il tuo Dispositivo Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.openexchange.drive.vanilla

Una volta che hai scaricato e impostato per la prima volta la app OX Drive, ti accoglie una configurazione guidata che ti guida tra le funzionalità e le caratteristiche più importanti. Ci sono molte opzioni utili per lasciarti aiutare da OX Drive sul tuo dispositivo mobile senza consumare troppa connessione o batteria.

Il Photostream carica automaticamente le foto dal tuo Tablet o Smartphone su OX Drive. Se abilitato puoi configurare se il Photostream deve caricare ogni foto disponibile su OX Drive o solo le nuove foto scattate da te. Ulteriori opzioni come “carica solo se connesso al wifi” preservano il tuo dispositivo mobile e il piano tariffario.

Esplora la app OX Text, clicca su “Nuovo documento di testo” nella barra degli strumenti oppure clicca su “Documento di testo vuoto” nella sezione “Nuovo Modello”. Per usare un modello, clicca su un modello in “Nuovo Modello”. Il documento si apre e puoi ora creare il tuo documento di testo usando la barra degli strumenti in alto. Per modificare il documento, usa le tecniche comuni dalle tue app familiari di Office. Per terminare, clicca sull’icona per chiudere il documento sul lato destro della barra del menu di OX Text. Le tue modifiche vengono salvate automaticamente, questo vuol dire che non devi preoccuparti della tua connessione internet. Per salvare il tuo documento in una cartella specifica e con un nome specifico clicca su “Salva come” nel dropdown “Salva in Drive” nella barra degli strumenti “File”. Puoi usare la stessa procedura per creare un nuovo foglio di calcolo e presentazione con le applicazioni OX Spreadsheet e OX Presentation.

Per creare un nuovo documento di testo, foglio di calcolo o presentazione su Drive app, basta cliccare su “Nuovo documento di testo”, “Nuovo foglio di calcolo” o “Nuova presentazione” nel dropdown “Nuovo” nella barra degli strumenti. Il documento si apre e puoi adesso creare il tuo documento di testo, foglio di calcolo o presentazione usando la barra degli strumenti in alto. Per modificare il documento, usa le tecniche abituali dalle tue applicazioni familiari Office. Per terminare, clicca sull’icona per chiudere il documento sul lato destro della barra del menu di OX Text.

Per modificare un documento di testo esistente, un foglio di calcolo esistente o una presentazione esistente, clicca su “Apri documento di testo”, “Apri foglio di calcolo” o “Apri presentazione” nella barra degli strumenti della app relativa. Seleziona il documento che vuoi aprire nel seguente pop up “Apri documento” e conferma con “Apri”. Appare allora il tuo documento di testo, foglio di calcolo o presentazione e puoi cominciare a effettuare le modifiche.

Puoi anche aprire i documenti modificati di recente dalla barra laterale “Documenti Recenti” all’interno della app OX Text, OX Spreadsheet o OX Presentation.

Per modificare un documento dalla app OX Drive sfoglia fino ad arrivare allo specifico file e alla specifica cartella all’interno di OX Drive. Seleziona il documento che vuoi modificare cliccandoci sopra. Con un doppio click si apre il documento di testo nella modalità di modifica. Puoi anche cliccare su “Modifica” nella barra degli strumenti per lanciare la modalità di modifica.

Per modificare un documento senza modificare il file originale, ti invitiamo ad usare la funzione “Modifica come nuovo” dal menu dropdown all’interno della barra degli strumenti. Questo ti permette di creare un nuovo documento e quello originale non viene toccato.

Apri un documento di testo, un foglio di calcolo o una presentazione nuovi vuoti oppure già esistenti. Crea e formatta un modello che vuoi aggiungere. Una volta che il modello è completo, clicca su “Salva come modello” nel dropdown “Salva in Drive” nella barra degli strumenti “File”. Scrivi il nome e clicca su “Salva”. Il tuo nuovo modello appare nell’area “Nuovi modelli” nella app OX Text, OX Spreadsheet o OX Presentation.

Crea un nuovo documento o apri un documento esistente. Assicurati che gli utenti con cui vuoi modificare il documento abbiano i permessi necessari per modificare questo documento specifico. L’utente che crea il documento o lo apre per primo ha dei permessi per la modifica dello stesso. Questo utente viene chiamato editor. Ogni utente che apre dopo il documento ottiene dei permessi di lettura. Questi utenti vengono denominati visualizzatori.

Quando hai aperto il documento, gli utenti possono vedere chi lo sta modificando in quel momento. Ogni modifica che l’editor fa al documento sarà visibile ai visualizzatori. Ogni utente può vedere i cursori degli altri utenti. I cursori sono evidenziati con diversi colori. Per poter vedere il nome utente, passa il mouse sopra il cursore. Puoi anche mostrare una lista di collaboratori che hanno aperto il documento. Clicca sul dropdown “Visualizza” nella barra degli strumenti e abilita la casella “Mostra collaboratori”.

Un visualizzatore può diventare editor richiedendo dei permessi per poter modificare tramite “Modifica” nella barra degli strumenti. Non appena l’editor precedente ha completato le modifiche, il server trasferisce i permessi di modifica al nuovo editor. Per completare il lavoro di collaborazione sul documento, l’editor attuale deve cliccare sull’icona Chiudi documento sul lato destro della barra menu.

Sending an email is like sending a letter in the mail without sealing the envelope. This means that anyone can read your email with very little effort. OX Guard based on PGP gives you the ability to send your emails and files securely.
PGP (Pretty Good Privacy) uses two keys to encrypt your data, the first key (a public key) is used to encrypt the data and a separate key (the private key) is used to decrypt it. Just like the names suggest, you’ll share your public key with others so that they can send you encrypted messages or files, while keeping your private key secret so that you can decrypt the data. Your private key also lets you add your digital signature to emails, which means recipients can be sure that you actually sent the email.

To encrypt your emails, files and folders, OX Guard uses PGP, the world’s most powerful, popular, efficient and open security standard available. This means, your data is as safe as it can be nowadays. (For more information on PGP please see “What is PGP?”)

There are two options for setting up your Guard account:
When you use any of the available encryption functions within OX App Suite for the very first time, a dialogue box pops up and guides you through the set up process. Simply define a password and a secondary email address and you are ready to go.
Of course, you can also set up your account in the settings area by accessing the Guard Security Settings within the settings menu.

Keeping track of numerous passwords is difficult for anyone so we understand that you may forget your Guard password. It’s easy to reset your Guard password since you have defined a secondary email address during the set up process.
To reset your password simply browse to the Guard Security Settings within the settings menu and click on “Reset password”. A temporary new password will be sent to your secondary email address. If you did not define a secondary email address, the password will be sent to your primary email address. Once you receive your temporary new password, please change your password immediately. (Please see “How do I change my Guard security password?” for details)

We recommend changing your Guard security password from time to time. To change your existing or temporary Guard security password browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Change password”, enter your current or temporary password and define a new password. Then click “Change “.

Your secondary email address is needed to reset your password. If you forget your password, a temporary password will be sent to your secondary email address. Please note: if you did not define a secondary email address, the temporary password will be sent to your primary email address – this is a less secure method. To define or change your secondary email address, please browse to the Guard Security Settings within the settings menu. Click “Set email address for reset” you need to enter your current OX Guard security password. Then you can define a new secondary email address.

You should encrypt an email whenever you would like to ensure that your message will stay private between you and your recipient(s). To encrypt an email simply click on the lock icon when composing a new email. Alternatively, you can click on “Secure” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also send all of your emails encrypted by default. (Please see “Can I send all of my outgoing emails encrypted?” for details)

If you would like to use OX Guard for all your outgoing emails per default, simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default to send encrypted when composing email” will enable OX Guard for all new emails.

Signing your emails is another step in building a trusted email relationship with your recipients. Your digital signature implies that the email actually was sent by you. To add your digital signature to a new email, please click on “Sign” in the Security drop down menu located right below the Subject of your email.
You can also add your digital signature to all of your outgoing emails per default. Simply browse to the Guard Settings, within the settings menu. Checking “Default adding signature to outgoing mails” will add your digital signature to all your new emails.

Of course! Sending encrypted emails to external recipients follows the same steps as sending encrypted emails to recipients within OX App Suite. The only difference is that after clicking on “Send Secure” a dialogue box appears offering you the choice to add a personalized message to your encrypted email to let your recipients know what the encryption is all about.
The recipients will receive an email in guest mode. When they click on the email to read it, they will be prompted to set up their Guard password and secondary email address. Once they enter their new password and email address and click OK, they’ll be able to read the secure email. They can use this password for any other secure emails they receive.

When you receive an encrypted email you will see a dialogue box asking you for your Guard Security password to decrypt the message. Simply enter your password and confirm to view the content.

To encrypt files please select the specific file in Drive that you’d like to encrypt. Click the “More actions” icon and select “Encrypt” from the drop-down menu within the toolbar. A lock icon next to your file indicates the file is encrypted. Whenever you would like to open this file you need to insert your Guard Security password in the appearing dialogue box.
To decrypt the file again please click on “Remove Encryption” in the “More actions” drop down menu within the toolbar. Confirm the decryption by entering your Guard Security password. The lock icon next to the file disappears.

In order to send and receive encrypted emails changes to the advanced settings are usually not required. If you are already use PGP and you would like to transfer your Guard PGP key or upload other PGP keys, please browse to the Guard Settings, a subfolder of the Security Settings within the settings menu. The sections “Keys” offer various options for working with PGP Keys. Please see the user guide for more details.

Seleziona l’impegno dalla lista di impegni e clicca su Modifica. Ora puoi modificare le informazioni nell’impegno. Poi clicca su Salva.

Nella app Portal clicca su “Aggiungere widget” nell’angolo in alto a destra. Seleziona quale widget vuoi aggiungere. Poi inserisci le informazioni necessarie e clicca su “Salva” ed il nuovo widget appare nel tuo Portale. Per rimuovere un widget clicca semplicemente sull’icona “x” nell’angolo in alto a destra del widget.
Consiglio: Puoi anche salvare le email importanti, dei file dal Drive o aggiungere foto al tuo portale. Per salvare un’email, clicca sull’icona per maggiori azioni e seleziona “Aggiungere al portale”. La tua email verrà salvata come un widget nel tuo portale. In Drive, seleziona un file da salvare nel tuo portale e clicca su maggiori azioni nel menu dropdown. Seleziona “Aggiungere al portale” per salvare il file al tuo portale. Segui lo stesso procedimento per aggiungere delle foto o altri file al tuo portale.

Puoi aggiungere e rimuovere widget nel tuo Portale (Ti invitiamo a vedere “Come aggiungo nuovi widget al Portale” per maggiori dettagli). Puoi anche cambiare l’ordine dei tuoi widget spostandoli. Basta trascinare e rilasciare i widget nel posto desiderato. Puoi anche personalizzare i colori del widget e sono disponibili ulteriori impostazioni cliccando su “Personalizza questa pagina” nell’angolo in alto a destra del Portale.

OX App Suite does not come with a spellcheck button, instead, it uses your Internet Browser to check your spelling. Most Internet browsers have spellcheck automatically enabled and check your spelling as you are typing your email. In some browsers, if you misspell a word it will autocorrect with the correct spelling of the word. In other browsers, if you misspell a word it will appear underlined in red font. If you right-click on the misspelled word, the correct spelling appears, and you just have to click on it to correct your spelling.

Here are the ways to enable or disable spellcheck in the most popular Internet Browsers on Windows and Mac Machines:

Mozilla Firefox

If you use Mozilla Firefox with Windows:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

If you use Mozilla Firefox on a Mac Machine:

1. Scroll to the “Language” section.
2. Select “Check your spelling as you type” if you want to turn spell checker on. Uncheck it if you wish to have it off.

 

Google Chrome

If you use Google Chrome on a Windows Machine:

If you use Google Chrome on a Mac Machine:

• Check Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing

 

Internet Explorer (Windows Only)

 

Safari (Mac Only)

• Show Spelling and Grammar
• Check Document Now
• Check Spelling While Typing
• Check Grammar With Spelling
• Check Spelling Automatically

Printing is easy with OX App Suite. Select the email message that you’d like to print, then click the “More actions” icon from within the email or from the menu bar and select Print from the dropdown menu. If you would like to print a contact, select the contact or multiple contacts that you want to print, then click on “More actions” and select Print from the dropdown menu. If you want to print a task, select that task and then click on the “More actions” icon and select Print from the dropdown menu.

Whether you use a Mac or a PC, you can easily adjust the size of the text in OX App Suite. Windows users press ‘Ctrl’ + ‘+’ (plus) on your keyboard to zoom in, press ‘Ctrl’ + ‘-’ (minus) to zoom out, and press ‘Ctrl’ + ‘0’ (zero) to return to default text size. Mac users press ‘Command’ + ‘+’ (plus) on your keyboard to zoom in, press ‘Command’ + ‘-’ (minus) to zoom out, and press ‘Command’ + ‘0’ to return to return the text to its default size.

Si, OX App Suite è disponibile su tutti i tuoi dispositivi. Ogni qual volta sei connesso ad internet puoi accedere ad OX App Suite tramite il tuo browser. OX App Suite riconosce automaticamente il tuo dispositivo e si adatta alla dimensione dello schermo.

Per uscire da OX App Suite, clicca sull’icona del profilo nell’angolo in alto a destra e seleziona “Disconnetti” dal menu dropdown.

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pp Suite provides desktop notifications in your browser. You will be asked if you’d like to enable desktop notificat
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Context:
H16 OX App Suite provides desktop notifications in your browser. You will be asked if you’d like to enable desktop notifications once. If desktop notifications are enabled, you’ll receive a notification when you receive new emails or appointment invitations even if you are currently not working in your browser. When you have unread emails, a red dot will appear above the mail icon in your toolbar. In addition, the number of unread emails is located to the right of the folder Inbox. The number of appointment notifications, reminders and tasks will be displayed in a red icon on the right side of the menu bar. Click the icon to view your Notifications. From this area you can also accept or decline appointments or mark tasks as done.

OX App Suite propone le notifiche sul desktop nel tuo browser. Ti verrà chiesto una volta se vuoi attivare le notifiche sul desktop. Se sono attive le notifiche sul desktop, riceverai una notifica quando ricevi delle email o degli inviti ad appuntamenti o riunioni anche se in quel momento non stai lavorando nel tuo browser. Quando hai delle email non lette, apparirà un puntino rosso sull’icona della mail nella tua barra degli strumenti. Inoltre, il numero delle email da leggere si troverà alla destra della cartella di posta in arrivo. Il numero delle notifiche per gli appuntamenti, i promemoria e le cose da fare saranno visualizzate in un’icona rossa sul lato destro della barra del menu. Clicca sull’icona per visualizzare le tue Notifiche. Da quest’area puoi anche accettare o declinare gli inviti o segnare di aver eseguito determinati impegni.
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OX App Suite propone le notifiche sul desktop nel tuo browser. Ti verrà chiesto una volta se vuoi attivare le notifiche sul desktop. Se sono attive le notifiche sul desktop, riceverai una notifica quando ricevi delle email o degli inviti ad appuntamenti o riunioni anche se in quel momento non stai lavorando nel tuo browser. Quando hai delle email non lette, apparirà un puntino rosso sull’icona della mail nella tua barra degli strumenti. Inoltre, il numero delle email da leggere si troverà alla destra della cartella di posta in arrivo. Il numero delle notifiche per gli appuntamenti, i promemoria e le cose da fare saranno visualizzate in un’icona rossa sul lato destro della barra del menu. Clicca sull’icona per visualizzare le tue Notifiche. Da quest’area puoi anche accettare o declinare gli inviti o segnare di aver eseguito determinati impegni.